一、认知文件

文件 GMP所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。文件实际上是涉及药品生产管理与质量控制的书面标准和实施过程中的结果记录，这些构成药品生产企业文件系统，见图8–1。

                             图8–1 药品生产企业文件系统示意图

文件管理是质量管理系统的基本组成部分，使企业各项质量活动有法可依、有章可循，是行之有效的质量管理手段和使方法制度化、法规化，通过系统文件的实施来保证质量体系的有效运行。

（一）文件分类

    文件系指一切涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果。贯穿药品生产和经营管理全过程的连贯有序的系统文件，称为文件系统。文件系统大致可分为标准与记录两部分，标准系指生产和经营管理过程中预先制定的书面要求，主要指技术标准、管理标准和操作标准；记录系指反映实际生产和经营活动中执行标准情况的结果，如报表、台账、生产操作记录等。

    1．技术标准文件

    技术标准文件是由国家、地方、行业与企业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求，包括产品工艺规程、质量标准(原料、辅料、工艺用水、包装材料、半成品、中间体、成品等)等，如《中国药典》规定的葡萄糖质量标准等。

    2．管理标准文件

    管理标准文件是指企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制定的制度、规定、标准、办法等书面要求。建立管理标准的目的，旨在保证管理工作的标准化、规范化，减少随意性和口头性造成的失误。例如，、实验室的管理制度，原辅料的取样制度等。狭义地说，管理拯准主要指规章制度；广义地说，标准类文件都与管理相关，都可视为管理标准文件。管理标准是GMP软件系统的核心与重要组成部分，管理标准应与GMP要求完全一致。

    药品生产企业的管理标准主要分为生产管理规程、质量管理规程、生产卫生管理规程等。另外还涉及辅助部门管理、人员培训、紧急情况处理等。

    3．操作标准文件

    操作标准文件是指经过批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件。操作标准文件以工作岗位或操作设备为对象，对其工作职责、工作内容及具体程序做出规定等书面要求。如清洗操作规程、检验操作规程、空调净化系统清洁与维护保养规程等。

    4．记录和凭证

    记录、凭证是反映实际生产活动中执行标准情况的实施结果，如报表、台账、生产操作记录等记录；表示状态等的单、证、卡、牌等凭证，如产品合格证等。

    标准与记录(凭证)之间是紧密相连的，标准为记录提供了依据，而记录则是执行标准的结果。记录能记载药品生产的每一批的全部真实情况，甚至可反映出所生产的药品与标准的偏离情况，所以记录与凭证可以反映出药品生产活动中标准的执行情况，以及符合程度如何等。对药品生产的所有环节，从原料厂家的质量审计到成品的销售，都要有记录或凭证以供查证。

（二）文件编码

     要建立规范的文件系统，首先要确定文件编码。在编写文件前，根据GMP要求和企业内部实际生产管理情况，统一确定文件编号方法，分部门或分类别列出文件目录。文件的编号、标题应体现文件的性质。   

（1）编码的基本原则

    文件编码的基本原则如下。

①系统性：统一分类、编码；

②准确性：文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码应立即作废，并不得再次使用；

③可追溯性：根据文件编码系统规定，可随时查找某一文件或查询某文件的变更历史；

④一致性：文件一旦修订，必须给定新的编码，同时对其相关文件中出现的该文件号进行修正；

⑤稳定性：文件编号系统一旦确定，不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱；

⑥识别性：编码能便于识别文件文本和类别；

⑦发展性：制定编码系统规定时，要考虑企业将来的发展及管理手段的改进。

（2）编码方法

常用编码方法：采用编码、流水号、版本号相结合的方法，其中编码由文件性质、文件类别、部门代码组成。具体编码举例如下：

①性质分类码。管理标准文件----SMP；操作标准文件——SOP；技术标准文件——STP；记录——SRP。

②文件类别代码

    企业管理类——AM（Administration  Management）

    人员管理类——PM(PersonnelManagement)

    卫生管理类一—SM(Sanitation Management)

    质量管理类——QM(qualityManagement)

    质量标准类——Qs(qualityStandards)

    生产管理类——PM(ProductionManagement)

    工艺规程类——PP(Process Procedure)

    设备管理类一一EM(EquipmentManagement)

    物料管理类——WM(Ware Management)

    销售管理类——MM(Marketing Management)

    工艺验证——PV(Process Validation)

    设备验证——EV(Equipment Validation)

    清洁验证——CV(Cleanness Validation)

    ③流水号。指文件序列号，由001～999组成，各部门可自行编号。

    ④版本号。由00～99组成。如首版为O0，第二版为0l。

文件编码举例：

    SMP—AM001一O0标准管理制度第001号第一版文件

    SOP—QM002一Ol质量标准操作规程第002号第二版文件

（三）文件格式

药品生产企业的文件系统中，各类文件应有统一的格式，文件的格式应在文件管理规程中明确规定。比较通用、相对规范的文件格式示例如下。

    （1）文件眉头

    文件眉头应包含文件标题、文件编号、起草人及部门、审核人、批准人、日期、分发部门等内容，格式如下：                                                       

如果文件超过一页，后续页眉头只需体现文件标题及编号，其他项可省略。

（2）正文内容

正文内容在文件眉头下方编写。卫生管理工作规程正文示例如下：                                 

（四）文件管理流程

                              图8–2 文件管理流程图

二、文件制定管理

（一）制定组织   

   一般由质量管理部门负责文件的编制管理工作，药品生产企业成立一个专门的文件起草领导小组。

（二）制定原则

    文件编制应注重真实性、可靠性、科学性，内容完整、清晰易懂，使每一个操作只有一个标准，做到“令有据、行有迹、追有踪”。具体编写应遵循目标性、统一性、协调性、适用性、一致性、合规性的原则。

（三）文件制定流程

    文件制定流程如下：设计→编码→起草→审核→批准→生效。

     文件的起草、修订、审核、批准均应当由企业指定的人员签字并注明日期。

三、文件使用管理

    1.分发  

    文件不宜多印，应控制份数，标准文件经批准人签字后方可发布，文件一经批准，应在执行前分发至有关人员或部门，分发文件时必须进行登记。一旦新文件生效使用，前版文件必须收回，已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

    2.培训   

    新文件在执行之前必须进行培训并记录，文件在执行之日前应对文件使用者进行专门培训，可由文件编制人、审定人、批准人之一进行培训，以保证每个使用者了解如何使用文件。培训可采用传阅、开会宣读、学习班等形式。一般情况下，文件批准后l0个工作日后才正式执行文件，以便于培训、学习和掌握。

    3.执行   

    文件由执行责任人于执行日期开始严格遵守执行，文件开始执行阶段，相关管理人员应特别注意监督检查执行情况，以保证文件执行的有效性。

    4.保管与归档

    文件持有者或部门应按文件类别及编码顺序把文件存放于规定得文件夹内，进行登记；应妥善保管文件，不得丢失、撕毁或涂改，并保持文件清洁、整齐及完整。若需保密的文件，应按有关保密制度管理，严格遵守借阅制度，不得随便复印文件。如果文件采用计算机化系统，应仅可经授权人员操作。文件的归档包括现行文件归档和各种记录归档，各种记录一旦填写完成，应按类归档，应按档案管理规程来管理归档文件。文件管理部门应有一套现行文件原件(或样本)，并视情况随时更新，记录在案。各种记录一旦填写完成，应按档案管理办法分类归档，并保存至规定日期。

   5.复审与修订   

    药品生产企业应定期组织技术、质量管理部门和相关的业务部门复审文件，大约每2年复审文件l次，并做好记录。一般情况下，生产工艺规程每5年修订1次，标准操作规程每2年修订1次。

    文件管理部门应负责检查文件修订后是否引起其他相关文件的变更，并进行及时修订。任何文件修订或变更，必须详细记录，以便追踪检查。任何人均可以提出修订文件的申请。由原文件批准人评价变更文件的必要性与可能性，若决意变更，则可启动文件修订程序，修订程序与文件制定程序相同，但生产工艺变更、主要原辅料变更、新设备的应用等，需先进行验证，重大工艺改革需先经过鉴定。

   6.撤销及销毁

一旦修订文件生效，原文件应自动失效。文件管理部门应定期公布撤销文件名单。修订生效之日，必须由文件分发者根据文件分发登记表，向持有原文件的人员或部门收回过时的文件。在生产、工作现场不允许同时有2个或2个以上版本的文件。收回的文件，档案室必须留存1～2份备查，必要时，质量管理部门也可考虑留档l份，其余文件在清点数量后应全部销毁，由监销人监督并做销毁记录。如文件发现错误，对药品质量及生产经营活动产生不良影响，必须立即废止、及时回收。文件回收时必须在“文件发放、回收记录”上签字，填明收回日期、收回人，并在回收的文件上加盖“回收文件”印章，以表示回收的文件。

最后，值得一提的是：文件管理应不断持续改进，其改进的方向一是简化，即简化工作流程，减少中间环节；二是计算机化，即实现文件管理无纸化，这是现代文件管理的目标，也能减少定员，提高效率。另外要做到，建立档案工作领导体制，即确定档案分管的领导，建立工作机构，认真落实档案管理制度，建立和健全档案文件材料的形成、积累、归档的控制体系。高质量、高效率的文件系统，能保证制药企业生产过程有序运行，为产品质量提供保障。