按时、保质、保量地完成每一次活动，是活动工作人员最希望达成的目标。因而合理地安排任务时间是活动管理中一项关键内容，它的目的是保证按时完成任务、合理分配资源、发挥最佳工作效率。

一、活动时间策划

活动时间有三个方面的含义，包括活动的开放时间、活动的筹备时间、活动的撤除时间。

（一）活动的开放时间

活动获得成功的一个重要条件是挑选一个合适的时间，保证大多数人能出席并且出席的质量较高。在上一节的活动地点策划中，我们谈到地点的季节性因素，这就是时间策划与地点策划紧密相扣的点，工作人员要高度关注活动时间的季节因素：如老年旅游的目的地是否正处于一年当中雷雨和山洪的多发期？路面交通如何？如何让老年人的活动避开酷暑和冰天雪地，选择目的地最有魅力的季节？同时关注节假日因素：计划的活动时间是否与某些重要的节假日发生冲突？如春节前几天是中国人传统上团聚的时间，初五之后也许更适合组织活动。在你决定活动的时间时，一定不能低估体育赛事的重要性，尤其是决赛。一星期中的哪一天最适合？也是工作人员要考虑的细节。也许老人们因为没有工作会时间宽裕，但如果你希望活动邀请到主办单位、承办单位等的领导，就要尽可能避开一周中最忙碌的时间，比如周一等。

归纳起来，在工作人员最后确定活动日期之前，应该拿出日历仔细研究一下多个因素，看看它们是否对此次活动有所影响。一天中具体哪个时间更合适呢？那就需要工作人员经过充分调研后，了解活动对象的时间，排除活动对象繁忙或休息的时间段，方能进行合理安排。为了避免让老年活动对象太疲劳，原则上每次活动时间在一个半小时内为宜，最多不得超过两小时。

（二）活动的筹备时间

有条不紊和注重细节是成功举办活动的两个关键，工作人员在活动中为了确保所有事情不出纰漏，必须要有充足的活动筹备时间。活动筹备时间的长短受活动规模、工作人员的组织经验、活动资源获取的能力和行政管理程序等多方面因素控制。“计划不如变化快”，在活动筹备过程中，往往需要借助活动进度管理表等文本，对时间加以调控，否则容易导致活动现场仓促行事，错漏百出。

（三）活动的撤除时间

在现场活动结束后，活动并没有完全结束。撤场打扫、归还租用设备、写通讯稿、媒体（网站、微信公众号等）发布、清理账目、鸣谢相关组织单位、给捐助人寄发收据和感谢信、激励志愿者、对活动进行评估并写出评估报告等。一系列的工作都需要在现场活动结束后，紧锣密鼓地开展，最短时间内完成所有收尾工作，从而有足够的精力投入下一场工作或活动中去。

二、制定活动进度表

活动进度管理的主要工作包括定义具体任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制订项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。活动时间进度表的制订就是根据活动的组织目标，按照时间线索、关键任务的时间节点，对活动组织的各种要素进行合理调度与配置，以保证活动的各项任务如期进行。

（一）制订活动进度表的流程

1确定活动任务

将整体工作进程分解为更小、更易管理的任务，这些小的活动任务是能够保障活动完成的可实施的详细任务。

活动筹备之初，应组织若干个骨干参加的小组，在各小组中开展头脑风暴式讨论会，讨论组织某项活动所必须进行的各项工作，尤其是关键性任务。其次，把各小组的讨论结果进行对比与汇总。由于一些任务是明显的、完成活动所必需的工作，而另一些则具有一定的隐蔽性，所以要以工作组的经验为基础，确保不使任何环节遗漏，将所有活动列成一个明确的活动清单。活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。然后，要有专家审定过程，以此为基础才能制订出可行的项目时间计划，进行合理的时间管理。如果只图节省时间，把这些前期工作省略，后面的工作必然会走弯路，反而会耽误时间。

2活动任务排序

在活动清单的基础上，要找出任务之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑內部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成活动所要做的一些相关工作。设立活动里程碑事件是排序工作中很重要的-部分。里程碑是活动管理中关键的事件及关键的目标时间，是活动成功的重要因素。

3活动工期估算

确定活动工期，规划出每个任务要占用的时间，是活动计划中的一个重要问题。活动工期估算是根据活动范围、资源状况计划、实践经验值等列出活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。要充分估计各项工作所需时间，在时间安排上应适当“留有余地”。一般认为应该按估计时间的120%安排工作时间，即预留20%的工作时间。在规定时间内提前完成某项工作，不会给活动组织带来太大的负面影响，但是如果不能在规定时间内完成某项任务，则必然会影响活动的顺利进行。

活动工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。

4安排进度表

活动进度表中包括几个重要因素：（1）明确每项任务的开始和结束日期。这是一个反复确认的过程，根据估算的活动工期、资源共享情况、工作日历、活动特征等统一考虑。（2）明确每项任务的负责人。进度表必须让工作组的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。每一项关键任务都必须指定专人负责，须注明各项工作由一人单独还是多人合作承担。比如起草份邀请函，一个人能在估计时间内单独完成，但要布置一个会场就需要若干人合作才能在估计时间內完成。有些工作相对独立，有些工作则彼此关联。对于相互关联的工作，必须明确其先后顺序，并使先期工作的组织者了解其工作对后续工作的影响。比如，展品运输与展品布置、日程安排与新闻发布、名单的确定与邀请函的寄发等。尽量避免把工作责任给予多人组成的委员会，这种情况可能会导致众人旁观，无人负责。所以定要团队合作承担的工作，也要分清主要责任人和次要责任人。正如交响乐团的指挥和电影的导演一样，创意指导必须对活动了如指掌一一包括每个时候、每个步骤和每个细节。每个人知道自己的角色，知道自己什么时候应该上场。关键工作的责任人不仅要有履行责任的能力，还应拥有相应的权力，否则责任只是一句空话。

案例

下面是为某年10月1日一个市级大型活动邀请活动嘉宾的时间进度管理表。表中我们可以看到，即使是一项邀请嘉宾的任务，真正具体执行起来，是可以细分为很多子项目的。在表中，一目了然地看出，这项工作的负责人分别为TANG和WANG,TANG主要负责与邀请函相关的工作，WANG主要负责邀请嘉宾，从而确定活动名单。当然，不是所有活动的任务都需要分解到那么细致，但是关键性任务最好能在计划时考虑周全。

5进度控制

进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。在控制中要考虑影响进度变化的因素、进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。

当时间进度表拟定好之后，应当给每位工作人员发放工作时间表，并张贴在醒目的公告牌上。设定工作期间的阶段性指标、控制标准和考核指标，告诉实施计划的部门或人员，做成什么样、达到什么标准才算是完成了计划。根据既定指标检查各阶段工作进度，发现问题及时解决，以保证该项工作在最后期限以前得以完成。当所有人都了解工作任务，明确工作起止日期后，要严格地执行每个时间段的安排，检查工作进度，防止因工作拖延而使活动导致多米诺骨牌效应。

在活动正式开放前几日，应召集所有核心骨干参加活动预备会议。应当浏览一下工作单的终稿或者到场地视察、现场彩排，以确保对毎个环节都理解无误。

（二）制订现场活动流程表的要点

活动进度表涵盖了活动从筹备到开放、撤除的全过程，主要罗列的是活动策划和组织过程中的关键性任务，展现了关键任务的先后关系、工作期限的起止日期。对于现场活动当天的时间安排，则需要更细致的现场活动流程表。

现场活动流程表与活动进度表不同的是，活动进度表上的时间具体到起止日期，但现场活动流程表指向活动当天，需要进一步具体到每个环节的时间段，时间尽可能精确到分钟。每个工作环节根据时间先后顺序排列，环环相扣，为工作人员提供一份更细致具体的工作表。并根据这份活动流程表，为活动参与对象制作成活动节目单，有利于活动对象的知情参与。

（三）制订一周活动安排表的要点

1制作一周活动安排表的流程

（1）了解老年人的兴趣爱好和需求方向，了解辖区、社区机构长期以来形成的文化活动特色。

（2）了解完成活动可以整合的活动资源，如人力、物力、财力等。所在社区服务中心、老年大学、社会组织、社区内企业等正式资源，是工作人员首先要及时链接的，应及时获取社区的人力、物力、信息的帮助。比如，老年大学中往往有很多成熟的兴趣班、老年人课程，如果能邀请到授课老师参与社区内或机构内的活动，则是非常便利的条件。工作人员还要在社区内寻找热心群众、老人家庭、邻居、志愿者等非正式资源的支持，不可低估社区内老年人本身的优势资源。很多老年人都有身的本领，琴棋书画或诗词歌赋，善于找到这些老年人，予以引导、鼓励、赋权，让老年人互相为师，做伴娱乐。另外工作人员应从自己的机构、社区走出去，多看看，多了解。借鉴引进其他社区的优质活动，传播推广自己社区的特色活动让资源流动起来，形成更丰富多彩的老年人活动氛围。

（3）一周活动项目要动静结合，种类丰富，尽可能考虑到不同身体状况老年人的不同文化活动需求，制订活动时可以留出自由的活动时间，以便针对老年人的个性化需求进行设计

（4）安排老年人活动的时候，要紧密结合老年人的作息习惯，合理地安排一天的饮食、活动、锻炼、睡眠的时间，使时间固定下来，这对维护身体健康是非常重要的。起床后，先简单锻炼一下身体，做个10分钟~20分钟的晨练，建议以清缓柔和的运动为主。健康的老年人可以做做操，打太极，辅助失能半失能的老年人拍一拍肢体，做做手指操，然后吃早点，喝开胃汤。上午结合老年人的兴趣爱好，每天安排不同的休闲活动。午餐后小睡半小时。下午两点半以后开始做有氧活动或室内观影活动，动静结合，每天宜有适当的变化。每次集体活动的时间一般一个小时，不要超过一个半小时，以免容易引起老年人疲劳。活动结束后，大约三点半左右，发放活动奖励小食品，为老年人补充一点营养的加餐。晚餐后以老年人充分休息为主，除非有偶尔为之的节庆活动安排，否则不建议再安排集体活动

（5）收集老年人参与活动的反馈信息。无论是整体性的活动安排表还是个性化的活动计划表，在开始实施之后，工作者应在每个活动执行期间和结束后，对老年人的反应状态有相关的观察和记录，待活动计划执行一个阶段后，根据反馈信息，再次与老年人沟通，动态调整活动计划。

2一周活动安排表的形式

一般一周活动安排表都以表格的形式制作，表格的内容至少包括时间、地点、活动内容三要素，缺一不可。表格内，还可以增加工作人员姓名、联系方式，方便老年人联系、咨询。

活动安排表切不可用A4纸黑白打印出来，这样不会引起老年人的注意，失去了活动宣传的意义。有条件的地方，应该采用制作海报、彩色大幅打印的办法制作一周活动安排表，尽可能图片化、卡通化，重点突出，增加对老年人的吸引力。制作好的活动安排表张贴在老年人必经之处的布告栏上，目的是醒目清晰，让老年人都能看见。一周活动安排表如图2-18、2-19所示。

3活动安排计划应有变化

无论对于机构，还是社区里的老年人，只有有变化有新意的活动才能吸引老年人经常来参加。因此，在活动安排上，尽可能做到月月有主题，周周有活动，常换常更新。

（四）案例

美食美刻，健康人生——XX社区老年人现场美食烹饪比赛

活动时间进度表

一、活动背景

为了让老年人和家庭能通过丰富多彩的活动，吃出健康，防止误区，减少疾病，延年益寿，特面向本社区内60岁~70岁动手能力强，有烹饪经验的老年人，举办“美食美刻，健康人生”现场美食烹饪比赛，同时通过美食节活动，帮助老年人参与社区生活，增加居民间感情，形成相互关怀的社区文化。

二、活动时间安排

9月11日—9月29日为活动筹备期，10月1日-10月5日为活动开展期，10月6日—10月8日为活动撤除期。

（一）活动进度表

（二）现场活动流程表

附

活动时间管理实训指导方案

一、实训说明

（一）实训对象：老年服务与管理专业、社会工作专业学生二）实训课时：3

（三）实训地点：社会工作实训室

（四）实训方法：示教、小组讨论、情景模拟法

二、实训目标、重点与难点

（一）实训目标

1学会活动进度表的基本框架

2掌握制订活动进度表的基本方法

（二）实训重点

学会活动进度表的基本框架

（三）实训难点

掌握制订活动进度表的基本方法

三、实训任务设计及时间分配（3课时）

四、实训内容

（一）任务一（30分钟）

1先导理论

（1）活动进度表的定义

（2）活动进度表的基本框架

工作团队及职责：根据活动涉及的工作任务，对工作人员进行分工，明确团队分工和团队职能工作。

任务分解：可根据任务的复杂情况分为2~3个层级；

负责人：明确负责团队或负责人，协同负责的要落实第一负责人，写在前面的默认为第一负责人。

工作时间：时间有起有止。

2实训准备

（1）环境准备：多媒体教室，桌椅可围合成小组。

（2）学员准备：10人为一组，积极思考，注重团队合作。

（3）物品准备：多媒体、教学视频、教学PPT、教学白板、油性笔等物资。

3小组实训分组学习案例，掌握时间进度表的框架。

（二）任务二（90分钟）

1先导理论活动时间的内涵

（1）活动的筹备时间：从筹备之日到活动开放之前。

（2）活动的开放时间：活动对观众开放的时间跨度

（3）活动的撤除时间：活动结束之后的后续工作。

2实训准备

（1）环境准备：多媒体教室，无线网络接入，学生用电脑，桌椅可围合成小组

（2）学员准备：10人为一组，积极思考，注重团队合作。

（3）物品准备：多媒体、教学视频、教学PPT、教学白板、油性笔等物资。

（4）情境分析：“夕阳红歌会”为某市某区民政局每年举办届的大型老年歌会，参与对象为地方性业余老年艺术团体和老年爱好者。4月24日，民政局委托社会组织来承办此次活动，要求6月2日在某艺术中心举办，并能产生重大的活动影响力

（5）实训任务：根据“夕阳红歌会”的背景资料设计一个整体性的WORD活动进度表（不含活动当天具体流程）

3小组实训

（1）分析工作时间。

从接到民政局任务，到6月2日上午活动正式开展。4月25日-6月1日为活动筹备时间，6月2日上午为活动正式开展时间，6月3日-6月5日为活动后续时间去除周六周日（以底纹标示），工作日时间为31天，见下表。

（2）根据有工作人员和活动大致要求，红建活动工作国队。

外联部：主要负责人员联络、节目磅定。

场务部：主要负责活动场地安排、活动彩排和现场管理；

文书部：主要负贵活动前后文業工作

（3）国绕活动主题，细化工作任务

所有小组学员，用头脑凤暴法，讨论出活动的大致流程。

节目如何选送？涉及哪些相关部门和领导？需要联系并确定哪些人，如志愿者、主持人、摄像人員等？活动场地租贊？需要哪些活动设备？怎么实现？彩排几次？什么时间需要哪些图文宣传資料？确定哪些媒体？活动后期还有哪些收尾工作？等等。

（4）多次讨论工作任务，确保重要任务无疏溺，按照筹各期—一活动期—收尾期酌环节安排，按照时间为第一顺序，调整所有任务在表格中的先后顺序，确保表格归的时问不凌乱。如“出厣领导确定及邀5,20-5.23”在表格中的序就要先于“确定并安擗摄像人员、记者等后勤人员5.23-5.25”

（5）对相关的工作任务，用合并同类项的方式归纳在表格中。如“2-1-1签场地租赁合同、款项处理”与“2-1-2停车位、演出场地、化妆间、宾窆、电子碍、合唱台、钢琴”这些工作任务就可以在上一级中合并为“2-1活动场地以及相关设备的系”，体现任务之间的相关性。

（6）所有准备工作的时间要遵照“留有余地”原则，如，活动现场表演为6月2日，在5月30日之前全部准备工作应该结束。

（7）收尾工作也要体现在活动进度表中，三个团队根据工作职责在6月2日—5日负责此活动的收尾协调环节。

4夕阳红歌会时间进度表参考范例