与相对固定的企业组织不同，活动的组织结构具有临时性特点，一旦活动完成，临时机构自动解散。

一、运行组织

活动的运行组织是负责项目运行的实际组织指挥系统，它一般表现为活动组织委员会形式。对于规模较大、时间较长的活动，还在组委会下设置若干专门委员会。

1组织委员会

活动一旦立项，即交由临时组建的组织委员会负责运行统筹组织和实施项目计划。活动的组织委员会是组织、管理、实施活动项目的临时性专门机构，主要由主办单位和承办单位指定的代表构成，同时也吸收少量协办和赞助单位代表参加。

主要职能包括：

（1）全面负责活动项目的组织与管理工作；

（2）制订和组织实施活动项目实施方案

（3）制订和执行筹款计划和财务预算；

（4）制订和组织实施宣传与营销计划

（5）制订和组织实施子项目活动

（6）制订和组织实施场馆租用、设计计划

（7）制订和组织实施人力资源计划；

（8）制订和组织实施服务接待计划；

（9）制订和组织实施安全卫生计划等

2专门委员会（职能部门）

专门委员会一般是大型的活动组委会下设的专业职能机构，负责制订和组织实施特定专项业务的具体实施方案。专门委员会的数量取决于活动的性质、规模、时间跨度和组织工作的复杂程度，其主要工作类型和职能可以概括为宣传财务、餐饮、接待、票务、设计、人力资源等专门委员会。

（1）宣传委员会

负责制订和执行宣传与市场促销实施方案，包括组织各种公众宣传和商业广告，起草活动各类文件，提供活动举办地信息，设计活动标识、图片、海报、招贴画、传单等，发布活动新闻和公告，制订礼仪规范，组织翻译，设计和印刷活动日程和节目单，起草、印刷和寄送感谢信等。

（2）财务委员会

负责起草和执行预算，包括监督和控制收费与支出记账，支付劳务报酬，筹集资金，收取并转存支票，制作财务报告，招徕赞助商和展览商等。

（3）餐饮委员会

负责制订和执行活动中的餐饮服务实施方案，包括设计菜单，采购食品，组织菜肴制作与供应，租用和安排餐饮设施与设备等。

（4）接待委员会

负责制订和执行接待服务实施方案，包括设计和组织实施活动评奖活动与评奖方案，选择定点饭店，接待来宾并安排住宿，安排活动期间的社交活动、交通出行方式、庆典形式等。

（5）票务委员会

负责制订和执行门票销售、分配计划，包括门票需求预测，门票设计，门票订制，售票和座位控制等。

（6）设计委员会

负责制订和实施活动主题设计方案，包括开发和细化主题，筛选并确定子主题，根据主题进行舞台的布置、场地的安排等。

（7）人力资源委员会

负责制订和组织实施活动中所需的人力资源计划，包括志愿者、实习生、各组织机构的工作人员协调等。

一般小型的老年活动，由于工作量不大，工作人员少，只需要根据工作职能将工作团队划分为若干个职能部门，如场务部、后勤部、文书部、接待部等，目的在于所有重要工作都有专门的部门和专门的人负责。

二、形式组织机构

大型活动的组织关系较为复杂，形式组织结构上一般设立主办单位、协办单位、承办单位、赞助单位等，在组织实施过程中产生复杂的协调关系。

1主办单位

主办单位指项目、活动的发起单位，在法理上应当是计划项目的主要策划、制订和实施者，对活动的实施承担主要权利和义务，并承担举办活动的主要责任。但在活动实践中，主办单位的角色多数由相应级别政府或政府主管部门担当，这就使得政府同时扮演了活动项目的宏观行政管理和企业微观管理双重角色，其中行政管理是实，而活动主办是虚。

2协办单位

协办单位指活动、项目的实施过程中提供协助的单位。一般协办单位是为活动提供政策、咨询、技术、组织等支持的政府相关管理部门、相关行业组织和承办单位的业务合作伙伴。一般不承担财务责任，也不承担活动的主要服务和营销工作。

3承办单位

承办单位指受主办单位委托具体执行和实施计划项目的机构，可以独家承办，也可多家合作承办。在活动的组织实践中，承办单位通常是活动真正的策划、制订和实施者。在老年活动中，一般为社工机构、养老机构、文化公司居家养老服务中心、社区服务中心等单位和社会组织担任承办单位，承办单位起核心作用：

（1）强调承办机构的经营运作主导权

（2）强调专业化分工，提高整个活动的效能

（3）活动品牌建设，品牌运作

（4）形成以市场为导向的创新机制。

4赞助单位

赞助已经成为活动营销的一种普遍形式，是老年活动中很重要的一个收入渠道。通常赞助单位要求提供的活动经费全额用于老年人的某次或某类专项活动。按照内容，赞助可以划分为现金赞助、实物赞助、现金和实物相结合；按照形式可以划分为独家赞助和联名赞助；按照对象可以划分为单项赞助、多项赞助、冠名赞助；按照赞助单位或个人向受赞助者提供的金额的多少，可以分为全额赞助与部分赞助。对于活动的赞助单位来说，赞助是一个绝佳的投资与营销机会，通过赞助过程可以获得潜在的商机和利润，运用标志、促销手段和媒体策略等向尽可能多的潜在服务对象宣传企业或者产品，并将品牌和观众等服务对象最喜欢的活动相联系，建立、提升或者改变品牌的形象和名誉。

案例

活动组委会设置及职责方案（以第十二届全国冬运会为例）

方案指导思想紧紧围绕“创新、简化、节约、高效、准时”的工作目标，努力建设和形成“机构高效、队伍专业、职责明晰、运用于老年人的某次或某类专项活动。按照内容，赞助可以划分为现金赞助、实物赞助、现金和实物相结合；按照形式可以划分为独家赞助和联名赞助；按照对象可以划分为单项赞助、多项赞助、冠名赞助；按照赞助单位或个人向受赞助者提供的金额的多少，可以分为全额赞助与部分赞助。对于活动的赞助单位来说，赞助是一个绝佳的投资与营销机会，通过赞助过程可以获得潜在的商机和利润，运用标志、促销手段和媒体策略等向尽可能多的潜在服务对象宣传企业或者产品，并将品牌和观众等服务对象最喜欢的活动相联系，建立、提升或者改变品牌的形象和名誉。

案例一

活动组委会设置及职责方案（以第十二届全国冬运会为例）

一、方案指导思想

紧紧围绕“创新、简化、节约、高效、准时”的工作目标，努力建设和形成“机构高效、队伍专业、职责明晰、运行流畅”的工作规范，高标准、高质量、高水平做好第十二届冬运会活动部的各项工作。

二、机构设置及负责人名单此处省略）

部长：1人

副部长：若干

根据任务，下设演出处、综合处及活动处，具体如下：

（一）演出处：19人

处长：1人（兼职）

副处长：9人

下设剧务办、开幕式筹备办、闭幕式筹备办、垫场节目筹备办，工作人员11人。

工作职责：

1负责开、闭幕式文艺演出策划、组织与实施工作

2负责开幕式垫场节目策划、组织与实施工作

3依据总体方案征集招标文艺演出制作公司，负责采购和租借相关设备

4成立专家组，对演出方案及排练进行审核、督导；

5开、闭幕式演出辅助人员的选拔、培训、组织工作；

6协同新闻宣传部做好开、闭幕式文艺演出的系列报道，并提供相应材料、数据；

7协同市场开发部进行开、闭幕式相关产业、版权的管理工作

8组委会各相关部门共同商讨开、闭幕式演出各部门接口工作实施方案，针对可能出现的突发情况制订预案。

（二）综合处：8人

处长：1人（兼）

副处长：2人下设行政办和仪式办，工作人员6人赛前半年活动部牵头成立开、闭幕式协调委员会，人员为组委会相关部门负责人（兼职），日常办事机构设在综合处行政办工作职责。

1负责活动部总体方案的制订和实施；

2负责部内经费申报、管理及监督3负责内部和对外协调工作4负责部内文秘工作。

（1）负责组织召开部内工作会议，承办本部重要文件、简报的编辑工作，撰写、分发会议纪要；

（2）负责部内各类文件的收发、处理、运转及归档

（3）负责部内总结与表彰工作

（4汇总部内各部门总结材料，撰写赛会报告。

仪式办工作职责：

1负责制订开幕式入场仪式流程与实施细则

2负责闭幕式颁奖仪式流程与实施细则

3协同组委会各相关部门共同商讨开、闭幕式仪式各部门接口工作实施方案，针对可能出现的突发情况制订预案。

开、闭幕式协调委员会工作职责（行政处兼）

1以文化活动部为主组织召开开、闭幕式专题协调会议

2.根据协调会议决议制订开、闭幕式各部门总体工作计划与流程；

3组织各相关部门进行场地考察与工作部署

（三）活动处：9人处长：1人（耒）

副处长：5人下设文化活动办和学术活动办，工作人员4人。

工作职责：

1制订冬运会期间所举办的文化活动总体规划

2负责倒计时活动策划、组织、实施工作；

3策划举办以冬运会为题材的主题文化活动；

4负责主题会歌征集、发布与制作工作；

5.协同市场开发部制定文化活动市场开发原则并监督执行；

6协调新闻宣传部、广播电视部进行主题文化活动的宣传工作7负责十二冬学术活动策划、组织及实施工作。

本案例出自http://wwwity.comcn/html/dyH/ dyhbnwj，/201011/24/201011243415htm

案例二

XX高校离退休教职工趣味运动会组委会设置

一、指挥组（组长：1人，成员：3人）

工作职能：

1统领此次活动，对活动方案及排练进行审核、督导；

2.协同各工作组共同商讨接口工作实施方案，针对可能出现的突发情况制定预案；

3组织各工作组进行场地考察与工作部署。

二、行政组（组长：1人，成员：3人）

工作职能：

1负责活动总体方案的制订和实施

2负责活动经费申报、管理及监督

3负责内部和对外协调工作

4撰写赛会报告，赛事宣传。

赛事组（组长：1人，成员：9人）

工作职能：

1负责开、闭幕式策划、组织与实施工作；

2负责赛事的策划、组织、实施工作；

3负责运动员的选拔、培训和组织工作；

4负责教练、裁判的选拔、组织工作。

四、后勤组（组长：1人，成员：6人）

工作职能：

1负责采购和租借相关设备；

2负责活动过程中的材料、物资、礼品采办与发放

3负责车辆保障、医疗保障、会场保障工作。

二、人力资源管理

（一）人力资源管理概念

活动的人力资源管理，是指活动机构为了实现既定目标对人力资源进行有效开发、合理利用和科学管理的过程。从开发的角度看，它不仅包括人力资源的智力开发，而且也包括人力资源的思想觉悟和道德素质的综合提高。从利用的角度看它不仅包括人力资源现有能力的充分发挥，而且也包括人力资源潜在能力的有效挖掘。从管理的角度看，它不仅包括人力资源的预测与规划，而且也包括人力资源的组织和培训。

（二）活动人力资源的特征

1复合型人才

活动对从业人员的要求是多方面的，比如，他们不仅需要人文、经济等综合性知识，而且需要美术、产业等相关专业知识。

2.沟通能力

由于活动涉及面广，要接触到不同行业、不同领域的来宾和不同生活背景、阅历的老年人群体，所以良好的沟通能力是活动人才的基本要求。

3市场的开拓和应变能力

举办活动不但要求组织者能将活动从头到尾开展下去，而且要求活动能满足参与者和观众日益提高的审美需求和参与欲望

4组织能力和协调能力

活动涉及的方方面面众多，活动的展开需要产业链上各个环节的密切配合。

三、活动人力资源的构成

与承担其他活动的企业不同，活动机构由于要在较短时间内开展较大规模并具有较大影响的特定主题活动，其所使用的职业人员不仅是传统意义上的正式员工，而且还包括许多具有临时性质的员工

（一）自由职业者

目前，由于社会上对于活动行业的关注程度与日俱增，这对于那些正在寻找一个比现在的工作更加令人兴奋，更具有创造性的新工作的年轻专业人才来说具有强大的吸引力。许多自由职业者乐意通过参加一些活动来延伸他们可能的工作网络。活动机构可以雇佣自由职业者作为临时性员工。对于自由职业者，活动机构一般不要求他们参与机构的全年工作，他们的价值将特别体现在活动的职能管理上。自由职业者一般比较擅长于某一特定领域，如产品展示、宣传策划等。

（二）实习生

活动行业的迅猛发展同样需要和吸引着越来越多的人参与其中，成为活动机构的实习生。他们包括在校就读的中学生、专科生、大学生和研究生。实施实习生方案对于雇佣双方都十分有益：机构为实习生提供实践和培训的机会以及少量的现金报酬，实习生可以弥补机构临时短缺的职位，奉献他们的聪明才智。实习生可能缺乏甚至根本没有活动的实践经验，但是他们的聪明才智、独特见解和敬业精神却可以使得活动机构以最少的培训支出获得急缺的人力资源。从机构发展的角度看，活动机构雇用实习生有利于选拔和培养未来的自由职业者和正式员工。

（三）志愿者

活动组织过程中的大量工作是由志愿者来完成的。志愿者是指不为物质报酬，基于良知、信念和责任，自愿为社会和他人提供服务和帮助的人。在开展一些公益性活动，如资金募集、节日庆典等活动时，活动机构可以向社会招聘和使用大量的志愿者。但是，志愿服务的这一无偿性质，使得对志愿者的管理不同于对活动从业人员的管理，简单的利益调控机制在此失效。而活动志愿者来源的广泛性和多样性，加上其不同于“正式员工”的身份，无疑增加了对其管理的难度。对活动志愿者的有效管理成为成功办好活动必须解决的问题。

1志愿者参与动机分析

要对志愿者实现有效的管理必须首先了解志愿者参与志愿服务的动机，只有这样才能做到有针对性的管理，以最大限度地发挥志愿者的作用。

（1）参与志愿活动是个体为组织所认可的、被动的、必然的选择。在我国，即使志愿者以个人名义提供服务，但背后推动他们做出这种举动的，却可能是来自其所属的单位、组织的某种力量、压力。这不仅体现在来自组织、单位的直接的内部命令或命令式的动员上，而且体现在，希望以此作为自己积极向单位、组织靠拢的一种表示，以获得单位、组织的认可。

（2）志愿者自我实现的需要。志愿服务作为一种无偿的、超市场化行为，恰好扩展着志愿者的心灵体验，在志愿活动中得到奉献社会的满足，参与社会，寻求情感上的慰藉，觉得自己有益于他人，被人需要。与其说，志愿者服务他人，不如说志愿者服务自己，服务自己人性最高层次的需求，这就是志愿服务最绵长的内在动力

（3）“以恩报恩”文化底蕴的支撑。也许我们曾经受过社会或者他人的帮助，在我们有能力的时候，把参与志愿服务作为对社会、对曾经给予自己帮助的人们的一种回报。

2志愿者的管理流程

活动志愿者的管理过程应当包括以下几个环节：计划、招募、定位与培训、配置与协调、激励、监督与评估。

（1）志愿者的计划。活动志愿者计划是根据特定活动的整体规划，分析和预测活动对志愿者的需求和志愿者的供给情况，采用多种手段使志愿者资源与活动筹办需求相适应的综合性发展计划。计划的内容包括：目标体系和组织结构的确立以及服务岗位分析。

目标体系的建立既要符合活动的要求，还要反映志愿者个体的要求。防止过于注重志愿者的经济价值，而忽略了志愿者的个人需求，以及对社会价值的挖掘。在活动组织结构的确立中，要把志愿者已具有的一定需要进行专门化分类，并在此分类的基础上，明确志愿者在整个活动管理组织体系的位置和隶属关系。活动服务岗位分析是志愿者招募的前提，主要估算所需志愿者的类型、数量和应具备的条件

（2）志愿者的招募。志愿者招募就是通过发布活动志愿者需求信息、按要求选拔录用合乎要求的志愿者的活动过程。

志愿者为活动提供服务有两种组织形式：一种是集体志愿者，一种是个体志愿者。集体志愿者最常见的招募渠道是高校、中学等教育单位或企业等，从有效协调的角度来看，集体志愿者是最理想的组织形式。一些单位或机构志愿集体承担活动的部分组织工作，如广播电台志愿承担活动的宣传工作，剧院志愿承担演出安排，学校志愿安排学生充当剧院演出的领位员、门票销售人员、展品看护人员等。由于我国大量的志愿者隶属于各级团组织的青年志愿者协会，因此可以通过团组织代为招募。个体志愿者是根据活动的工作需要从社会上招募而来，许多社区居民和学校学生都非常愿意以个人身份加入志愿者的队伍中去，为他们所热爱的社会公益活动提供义务服务。

一般的招募选择方式要经过以下程序：资格条件审査、笔试、面试等，以确保招募的志愿者素质

（3）志愿者的培训。志愿者培训就是通过对志愿者进行有关活动的相关知识和能力培养，使其获得为活动服务所需的知识和技能的活动过程。

对活动志愿者的培训应当寻求多元化的志愿者个性化素质的培训，包括待人接物的礼仪和社会公众责任心的加强等，而最重要的是组织归属感的培养、注重精神层次的培养。岗前定位培训主要是通过多种方式使志愿者了解活动志愿者服务的政策、程序，以及可能面临的日常事务的处理，使志愿者尽快、尽可能多地了解活动，以适应活动的要求。此外，还要对其进行分类培训，根据志愿者所从事的具体服务工作的不同，进行不同内容的培训。志愿者服务水平的高低往往是评价一个活动成功与否的重要指标，这与培训水平的高低密切相关。

（4）志愿者的配置与协调。志愿者的配置与协调是根据活动举办工作的需求以及志愿者的供给状况，将志愿者分配到各个岗位上，并随时根据活动的实际工作需求，对不同活动岗位的志愿者进行重新分配使用，以保证各项活动顺利开展要达到对志愿者资源的优化配置，必须遵从协同性原则，即活动志愿者的管理主体之间、志愿者与正式员工之间、不同部门的志愿者之间以及统一部门的志愿者之间，通过合理的组织结构以及有效的分工合作，形成一种大于个体分力之和的合力。

志愿者岗位配置柔性化，岗位配置不仅要周详，还要留有适当的弹性空间。在遇到紧急任务时能够在有效时间内，动员充足的志愿者，而不受其所在岗位和分工的约束。

集权与分权的协调。既要赋予志愿者一定的自主权，充分调动他们的积极性和创造性，又要保证他们按照预定的目标开展工作，同时要在特定的环境中，把赋予他们的权利收回来。

（5）志愿者的激励。志愿者的激励就是要设法让志愿者将个人需要与活动需要、社会需要联系在一起，使其处于一种状态，在这种状态下所付出的努力不仅可以满足志愿者的个人需要，同时也可以满足活动的需要并实现活动的总体目标。

福利保障其实是激励机制的组成部分。虽然志愿服务是种无偿的服务活动，但必要的福利有助于保障志愿者的积极参与。活动出售的最重要的商品是服务，对于志愿者个人的福利主要包括津贴和实物等形式。由于志愿者的福利没有一个严格的标准和规定，一般以交通补贴、餐饮补贴为主。对志愿者的这种补贴也能够体现出活动组织对于志愿者服务工作的认可。西方国家对于志愿者的福利保障做得比较好。如法国，规定志愿服务者有一定的补贴，且高于服兵役者，其中包括住房和交通补贴。

根据激励理论，可以将活动志愿者的激励方式分为内在激励与外在激励。内在激励源于志愿者因参与活动而产生的内在满足感，如公民的责任感、团队归属感、个人的种种精神需求，包括以志愿者身份为骄傲，为能够展示和实现自我价值而满足，对活动意义的自觉认识等。外在激励则是指志愿者因为提供志愿服务而受到表扬、嘉奖、宣传，如专用勋章，赞助商提供的物品、制服等。如盐湖城奥运会的志愿者计划明确指出：志愿者认证计划包括参与证书、专用会长、挂表、开幕式服装预演的两张门票和一套志愿者制服。如悉尼奥运会的所有志愿者都可以领取一套服装，包括两件衬衫、两条裤子、一个背包、一件雨衣和一顶牛仔帽。内、外激励之间具有较为复杂的交叉效应关系，外激励能够增进内激励，而志愿者活动又往往以内激励为主导。内、外激励相辅相成，共同促进志愿者以积极的心态为活动提供优良服务

（6）与志愿者进行工作安排协调时应注意：

把志愿者当成与机构共同工作的伙伴，站在平等的基点上共事。

为每一位志愿者设立一个档案，注明其姓名、通信地址、家庭电话、志愿工作的日期、感兴趣的工作以及工作时间段。为志愿者提供便于识别的服装或标志物。

确保志愿者充分了解活动的性质和志愿者所承担的工作量，正确认识志愿者的服务有限性，他们虽然是机构可以利用的社会资源之一，但并不是机构独有的资产。因此不能对志愿者提出过分要求。

为每一位志愿者提供一份工作任务书，包括工作描述、具体职责、上级主管、相关委员会、活动发言人等信息。同时应确保志愿者熟悉各种资讯问题的答案、知道如何应对紧急情况、了解参与活动的知名人土和重要宾客。

各委员会（职能部门）负责人必须加强对志愿人员的事先控制，并有效调动其积极性。工作之前应召集简短的工作会议，向志愿者提供与其工作有关的帮助信息，明确工作可能延续的时间。如需变动工作时间，应首先征得志愿者本人同意。在工作过程中，监督、督促志愿者按工作计划完成各项工作，尊重志愿者的工作习惯和各种临时建议。

对不良工作表现要给予建设性的批评。如一个志愿者经常迟到，志愿者督导可以提议其更改服务时间。如果还有问题，可以与这位志愿者讨论迟到的原因及解决的办法，而不是苛责志愿者，让志愿者也有成长的机会。如果某些志愿者确实不胜任，应委婉予以解职案例周周关怀，温暖有我”关爱高龄独居老年人行动志愿者方案招募条件

（一）身体健康，责任心强，能胜任志愿者工作

（二）有爱心、有耐心，做事细心，热爱志愿者服务行为；

（三）能够接受老年人、理解老年人

（四）周未时间充裕者；

（五）有参加过老年人志愿服务者优先

（六）家住XX镇者优先。

二、招募数量

志愿者数量为200人

三、管理方式

（一）接受现场报名、网络报名、电话报名等方式。

（二）报名参加志愿服务的所有志愿者，要经过镇志愿者服务中心社工的面试、遴选、64课时的初级养老护理员业务培训。培训通过的志愿者，将获得养老护理员培训结业证和镇颁发的志愿者上岗证

（三）志愿者的服务时间由服务中心和志愿者双方共同制订。一旦约定，要求按时参加志愿者服务，遵守活动现场指挥，听从相关活动工作的安排，按时按质完成当次志愿服务

（四）志愿者服务时数的确定，将由驻镇社工服务点初次确认，由镇志愿者服务中心最终确认并登记。

四、其他驻镇社工服务点时刻欢迎热心公益、热情服务、富有爱心的各界社会人士，加入我们的志愿者团队，参与我们的高龄独居老年人志愿服务。在志愿者服务过程中，参与者将获得：

（一）定期的志愿服务方法、技巧的培训；

（二）奉献爱心，体验实践活动，感受志愿服务“团结、互助、友爱”精神的机会；

（三）近距离接触、了解老年人，体会老年人与常人不一样的心理和需求，实实在在帮助他们解决问题，体现人生另一方面价值；

（四）结交朋友，共同服务，一起进步，不断成长；

（五）获得由养老护理员培训结业证和志愿者服务证书、荣誉勋章等；

（六）每次志愿者服务50元劳务交通补贴。