预算是一种管理工具，也是一套系统的方法，它通过合理分配企业的财务、实物及人力资源，协助企业实现既定的战略目标。编制活动预算是管理者在活动目标的指导下，对未来活动和相应的财务结果进行充分、全面的预测与筹划，以帮助活动管理者更有效地管理活动和最大程度实现活动目标。

编制活动预算的基本流程包括四个方面，即

资源计划——确定每一活动环节需要的资源（人力、设备、材料等）；

成本评估——对资源计划中所需要的资源成本进行估算；

制订预算——依据估算的资源成本分配到活动的各环节；

成本控制——控制预算的使用和改变。

一、资源计划

要完成一项活动，首要的工作是在活动目标明确的前提下获取开展活动所需要的资源。活动的目标将决定如何制订计划和举办活动，也决定财务目标。对于以营利性为目标的活动投资回报率是检验活动成功与否的关键指标。对于非营利为主的老年活动，社会影响面、覆盖面和项目价值则是关键的指标。在活动中，根据财务目标，尽可能做到“物尽其用力求节约，实现预期经济效益或者社会价值成为核心。作为活动组织者，应该尽可能考虑所能获得的活动资源，并且要重视各种资源的平衡协调，努力降低因为资源使用不当而导致的成本增加。活动资源计划书的编制是确定完成活动所需要的物质资源及需求量。因此，编制一份完整的活动资源计划书对活动的顺利完成具有重要意义。资源计划编制主要依据下列因素。

1活动任务分解

活动任务分解就是把一项活动按一定的原则分解成每一小的任务，再将任务分解成每一项工作，直到分解不下去为止。任务分解以可交付成果为导向对项目要素进行分组。在活动组织方面，常结合实施部门和实施过程的不同进行分解，为了各部门工作没有遗漏，实施细节没有偏差，常按照实施过程的不同进行分解，在落实各环节的过程中，根据承担各环节的部门不同，再由各部门根据环节进行过程分解。事实是将活动环节划分越细致具体，则所需要的资源种类和数量就越容易估计。

通常依据从上向下的原则分解活动环节。例如，针对养老机构举办的老年人活动，机构负责人负责项目的引进及批示综合管理办公室负责活动组织与实施的总体监控；策划部负责活动策划、落实与开展；后勤部联系物品采购、后勤保障等宣传部要负责宣传广告的策划设计、制作、选用媒体宣传的方式等环节。

2历史参考

所谓历史参考，是开展自身的纵向比较，即与过去、与历史相比较。在活动成本预算中，采用纵向比较的原则，将已经发生的同类型或相似类型活动的资源使用情况作为参照，作为确定本次活动资源需求的参考。但历史参考的资源使用情况因为物价上涨因素、技术更新程度不同而有差异，因此，这样的参照只起指导作用。

3活动范围说明

范围管理是活动管理的重要内容。对于活动的组织者，首要任务是界定活动包含且只包含所有需要完成的工作，以保证活动顺利完成所需要的所有过程。如果不能有效明确活动范围，将会带来因活动范围过小，活动实际要求不能得到有效执行，或者因活动范围盲目扩大，影响活动的预算执行，最后影响活动的质量。

4资源的取得方式说明

资源的取得方式对活动的成本影响很大。组织者需要充分考虑人力、设备、材料的取得路径。通常来说，设备材料的取得路径包括自制的、外来取得的两种，而外来的包括受捐赠的、租赁的、外购的。人力的取得路径可以分为外聘、志愿者或者义工、本单位员工。通常外聘人员，尤其是高层次专业人员需要花费的人力成本通常会很高，比如请大家熟悉的当红歌唱家参加歌会和请当地的民间歌手的费用差别是显而易见的。而志愿者或义工自愿贡献个人的时间和精力，在不为物质报酬的前提下开展工作，他们的人力成本则会很低。我们以场老年歌舞联欢活动为例，场地是自有还是出租，人力是外请还是志愿者，活动场地的器材及演出服装是自有、外租等，这些都在很大程度影响活动的成本核算。

二、成本预估

成本预估是活动计划的重要组成部分，是根据资源需求计划及各资源价格，估算和确定活动各环节成本的工作。将活动环节分解，明确活动各环节所需的资源种类和资源数量后，要做的工作就是预估成本。估算出每个活动环节的成本，将其相加，“累计”得出活动总成本。同样的道理，活动环节划分越细，成本估算越准确。分项合计、累计相加的方法，我们称为“从下而上”的方法。这样的方法依赖性强，偏差性小，但估算工作量大。

与之相对应，成本预估还包括“从上到下”的估算，是指依据丰富的管理经验和历史数据进行估算。这样的方法，推断成分为多，相比较误差的可能性要大。鉴于两种预估方法的优缺点，将两者结合起来是最可取的预估方式。

举办一个大型老年活动的成本费用一般包括

第一，场地费用，包括场地租金、设施（灯光、音响等）、场地布置等费用；

第二，宣传推广费，包括资料印制费、宣传广告费用等；

第三，管理费，包括办公费用、人员经费、志愿者补贴等；

第四，交通费；

第五，材料费和食品费、礼品费；

第六，税费；

第七，其他不可预见费，一般为预算总额的10%~15%

三、编制预算

预算是活动组织者必须认真策划的一项行动计划，是协助实现财务目标的重要工具。活动财务管理中最有挑战性的部分就是编制预算，因为整个预算编制程序一般只是在有限的信息和假设的基础上展开的。

制订预算的过程是将预估成本分配到活动各环节具体工作中，从而确定活动实际情况的基准。预算的目的是通过一系列分析计算，对活动各环节的资源需求情况进行预计，将估算的费用进行分配，从而得到活动预算表。前期的成本总估算就是活动成本预算的总额。与成本估算一样，可以将预算总额按照“从下而上”“从上而下”的方法进行分解。在预算时既要充分考虑实际需要，又要坚持节约，真正做到“物尽其用”。成本预算应该与活动的质量目标和进度目标相关联，通常，质量越高，成本预算越高；进度越快，成本越高。项目预算应该切实可行，并预留弹性。

以下给出活动最常见、最基本的预算表样式（表2-6-1）。如果是大型活动，则需要在每个项目下，再细分子项目，从而达到预算的准确性。

四、成本控制

成本控制的过程是管理人员按照计划核定活动成果，找出偏离计划的误差进行纠正，以确保计划目标得以实现的管理活动。

在活动筹备的全过程，根据项目的添加和删除情况，不断地及时更新预算，并给它们注明日期。你必须随时掌握现金流量的情况（现金流入和现金流出的统称），否则放在脑子里，费用积少成多，那么预算可能会变得非常混乱。对于一些不以嬴利为目的的活动项目，主要依靠举办单位或其他企业赞助获得收入，由于在项目筹备前期已获得大部分收入，因而在项目的前期准备阶段，现金收入应该大于现金支出，最后项目是否盈利，要看两者的差额大小。一般而言，影响活动费用超支的因素有资源价格上涨、资源配置不当、环境变化、技术不成熟、沟通不畅等。这些因素，如果是活动主体内部的，则可以控制，如资源配置不当、技术不成熟、沟通不畅等；而对于诸如物价上涨等外部因素，是活动主体无法控制的。无论内部外部原因，一旦发生突破预算的情况，都该积极寻找解决办法。

成本控制过程主要包括：投入、转换、反馈、对比、纠错五个环节。投入，是指按计划将活动所需的资源投入到规定的项目。转换，是指对计划的执行情况。对转换过程的控制，主要是跟踪了解活动进展情况，为今后分析偏差原因，确定纠正措施提供意见。反馈，是对执行过程中的活动状况、环境变化等信息通过正式和非正式方式反馈给控制和管理部门。对比是比较计划与所得反馈信息，以确定是否偏离的过程。纠正是控制的结果。控制的核心就是找出差距，并采取措施，使活动得以按计划进行。通过完善的成本控制程序，活动项目能按照计划顺利完成。例如，在筹备一场老年聚餐活动中，你列出了成本表、了解了预算的收支平衡点后，可能会决定采用饭店提供的简单蜡烛做装饰，而不是使用复杂精美的鲜花，以便把省下来的钱用在更精致营养的美食上。活动的目标是为老年人创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。活动执行者要确保能采取所有可能的措施来达到这个目标，不要等到活动结束后才发现远远超出了预算。

编制活动预算实训指导方案

一、实训说明

（一）实训对象：老年服务与管理专业、社会工作专业学生

（二）实训课时：3

（三）实训地点：社会工作实训室

（四）实训方法：示教、小组讨论、情景模拟法

二、实训目标、重点与难点

（一）实训目标

1学会活动预算表的基本框架。

2.掌握制订活动预算表的基本方法。

（二）实训重点

学会活动预算表的基本框架。

（三）实训难点

掌握制订活动预算表的基本方法。

三、实训任务设计及时间分配（3课时）

四、实训内容

（一）任务一（30分钟）

1先导理论

（1）活动预算表的定义

（2）活动预算表的基本框架

2实训准备

（1）环境准备：多媒体教室，桌椅可围合成小组。

（2）学员准备：10人为一组，积极思考，注重团队合作。

（3）物品准备：多媒体、教学视频、教学PPT、教学白板、油性笔等物资。

3小组实训

分组学习案例，掌握财务预算表的框架。

（二）任务二（90分钟）

1先导理论

制作活动财务预算表的基本流程。

2实训准备

（1）环境准备：多媒体教室，无线网络接入，学生用电脑桌椅可围合成小组

（2）学员准备：10人为一组，积极思考，注重团队合作。

（3）物品准备：多媒体、教学视频、教学PPT、教学白板、油性笔等物资。

（4）情境分析：“夕阳红歌会”为某市某区民政局每年举办届的大型老年歌会老年活动，参与对象为地方性业余老年艺术团体和老年爱好者。

（5）实训任务：在“夕阳红歌会”的时间进度表基础上，完成Exce财务预算表，交于民政局审核

3小组实训

（1）编制活动资源计划

（2）成本预估

（3）制订预算

4夕阳红歌会时间进度表参考范例

财务目标：此次活动定位为某市某行政区域的一次颇有社会影响力、覆盖面广的大型公益老年活动。性质为非营利性。活动的规模约500名观众，200名演员。活动嘉宾邀请市、区老龄办，民政局等涉老单位领导和市、区内的养老机构负责人代表、相关媒体参加。活动总体成本为6万元，并通过努力，获取相关政府部门和涉老企业的赞助。在活动中，根据财务目标重视各种资源的平衡协调，编制科学的预算，尽可能做到“物尽其用”，力求节约，努力降低因为资源使用不当而导致的成本增加。

五、考核形式与标准

（一）考核形式

1组内自评；

2小组互评；

3教师评分。

（二）考核标准