3.1 编辑与格式化电子表格
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3.1.1 案例分析
【案例 3-1】
本案要求在 Excel 中制作一张“期末成绩表”工作薄，其中涉及的操作有：在单元格中输入和编辑数据，填充序列，设置数据的有效性，插入、删除和移动单元格，修饰工作表等。读者通过本案例的学习，能基本掌握电子表格的编辑与格式化方法。编辑完成的“期末成绩表”参考效果如图 3‑1所示。
图3‑1期末成绩表
案例操作要求：
（1）启动 Excel 并输入数据；
（2）修改单元格的数据；
（3）删除/插入行；
（4）删除/插入列；
（5）填充序列；
（6）移动行/列；
（7）设置数据有效性；
（8）单元格合并居中；
（9）设置单元格文字格式；
（10）调整行高/列宽；
（11）设置单元格格式；
（12）设置条件格式；
（13）设置表格边框样式。
3.1.2 知识储备
启动 Excel 2010 后，窗口如图 3‑2所示
图3‑2 Excel 2010 窗口界面
（1）快速访问工具栏：位于工作界面的左上角，包含一组用户使用频率较高的工具，如“保存”“撤销”和“恢复”。用户可单击“快速访问工具栏”右侧的倒三角按钮，在展开的列表中选择要在其中显示或隐藏的工具按钮。
（2）功能区：位于标题栏的下方，是一个由 9 个选项卡组成的区域。Excel2010 将用于处理数据的所有命令组织在不同的选项卡中。单击不同的选项卡标签，可切换功能区中显示的工具命令。在每一个选项卡中，命令又被分类放置在不同的组中。组的右下角通常都会有一个对话框启动器按钮，用于打开与该组命令相关的对话框，以便用户对要进行的操作做更进一步的设置。
（3）数据编辑区：由名称框、工具框和数据编辑框 3 个部分组成。名称框主要用于显示活动单元格名称；工具框主要用于在活动单元格中插入函数；数据编辑框主要用于输入和修改活动单元格中的数据或公式。
（4）工作表编辑区：用于显示或编辑工作表中的数据。
（5）工作表标签：位于工作簿窗口的左下角，默认名称为 Sheet1、Sheet2、Sheet3……单击不同的工作表标签可在工作表间进行切换。
（6）工作簿：用于处理和存储数据的 Excel 文件，扩展名为.xlsx。每个工作簿由多张工作表组成，最多可包含 255 个工作表。默认情况下，每个工作簿由 Sheet1、Sheet2、Sheet3 三张工作表组成。用户可以对工作表改名，也可根据需要添加或删除工作表。
（7）工作表：由行和列构成的电子表格。行号用数字 1~65535（共 65535 行）表示，列号用字母 A、B、C、……Z，AA、AB、AC、……AZ，BA、……IV（共 256 列）表示。当前被选中的工作表称为当前工作表，其标签显示为白色。工作表的常用操作有插入、删除、移动或复制、隐藏与取消隐藏、重命名、显示或隐藏网格线及标题等。
（8）单元格及单元格区域：工作表中行和列相交处的小方格称为单元格，单元格是 Excel 处理信息的最小单位。单元格内可存放文字、数值、日期、时间、公式和函数。每个单元格的名称取决于它所在的行号与列号。例如，第 B 列（第 2 列）第 3 行处交叉的单元格的名称是 B3。单元格或单元格区域的常用操作有选择、插入、删除、移动或复制、合并等。
在工作表中输入数据后，可以对数据进行格式设置。格式设置包括字符的字体、字号、颜色等设置；单元格和整个表格的对齐方式、行高、列宽的设置；边框与底纹的修饰；数字格式的设置等。
3.1.3 案例实现
【案例 3-1实现】
1．启动Excel并输入数据
操作要求：启动 Excel，输入图 3‑3所示数据。
图3‑3期末成绩表的原始数据
（1）用户可以通过下列方式启动Excel。
①单击屏幕左下角的【开始】按钮，选择【所有程序】|【Microsoft Office】|“Microsoft Office Excel 2010”命令。
②双击桌面上的 Excel 快捷图标 。
③在“我的电脑”或“资源管理器”中双击任一个 Excel 文件，则启动 Excel，同时打开指定的电子表格文件。
（2）启动 Excel 后，系统新建一个名为“工作簿 1”的工作簿，并选定当前工作表为“Sheet1”。在工作表名“Sheet1”上双击，或单击鼠标右键，在打开的快捷菜单上选择【重命名】命令，输入新的工作表名“期末成绩表”。
单击要输入数据的单元格，单元格的周围出现黑框，表示已选中为活动单元格。编辑栏左边的名称框显示活动单元格的名称，用户可直接在单元格内录入数据，也可在右边的编辑栏中录入数据。所输入的内容会同时出现在编辑栏和单元格中。
输入数据后，用户可通过下列方式确认。
①按【Enter】键确认，将活动单元格下移一个单元。
②按【Tab】键确认，将活动单元格右移一个单元。
③按【↑↓← →】光标键确认，切换到其他单元格。
④单击编辑栏的【输入】按钮 确认。
在未确认之前，按【Esc】键或单击编辑栏的【取消】按钮 ，可取消用户的输入。
在单元格中可输入文字、数值、日期和时间。
①输入文字
文字是键盘上可输入的任何符号，默认情况下向左对齐。
数字形式的文字数据，如身份证号、学号、电话号码等，应在数字前加上单引号（英文状态下输入）。
例如，输入身份证号：’43010519700102102，单元格以 形式显示。
②输入数值
数值包含“0~9”数字符号，还包括 +（正号）、−（负号）、（）（括号）、.（小数点）、，（千位分隔符）、%（百分号）、$￥（货币符号）、E e（科学计数法）等特殊字符。默认情况下向右对齐。
若数据长度超过 11 位，系统将自动转换为科学计算法表示。例如，输入数值 123456789123，单元格以 （1.23457×1011）形式显示。
若要输入负数，应在数字前加一个负号（−）或将数字置于括号内。
若要输入分数，应先输入 0 和空格，再输入分子/分母。
③输入日期和时间
Excel 中有多种日期格式，比较常见的有月/日（10/1）、月-日（10-1）、年/月/日（2020/10/1）、年-月-日（2020-10-1）。
时间格式为时：分：秒，若要以 12 小时制输入时间，需在时间数字后空一格，并键入字母 a、am（上午）或 p、pm（下午），如 2:00 p 表示下午两点。否则，Excel 以 24 小时制来处理时间。
按【Ctrl +；（分号）】组合键在单元格中插入系统日期，按【Ctrl +Shift+；】组合键插入系统时间。
2．修改单元格的数据
操作要求：将 A1 单元格的内容改为“计算机系1 班第一学期期末成绩表”。
操作步骤：选中 A1 单元格为活动单元格，采取下列方法可修改单元格的数据。
①在编辑栏中单击鼠标，出现插入点，将插入点移到“系”/“班”的前面，删除或选中“*”，输入“计算机”/“1”，单击【输入】按钮确认修改或按【Enter】键确认，如图 3‑4所示。
图3‑4 修改数据
②双击鼠标，在单元格内出现插入点，将插入点移到“系”/“班”的前面，删除或选中“*”，输入“计算机”/“1”，按【Enter】键确认修改，并将活动单元格下移一个单元。
3．删除行/列
操作要求：删除第 16 行，即删除“周栋（删）”行。
操作步骤：采用下列方式可删除行。
①选中第 16 行的任意一个单元格，单击【开始】｜【单元格】｜【删除】命令的下拉按钮，在下拉列表中选择【删除工作表行】命令。
②选中第 16 行的任意一个单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【删除】命令，打开“删除”对话框，选择“整行”单选按钮。
③在行标题 16 上单击鼠标右键，打开快捷菜单，选择【删除】命令，则第 16 行被删除。 删除列时，需先选中要删除的列，方法与删除行类似。
注意：删除与清除内容。如果是删除单元格，则使单元格本身从工作表中消失，空出的位置由周 围的单元格来补充。而选中单元格后按【Delete】键，只能将单元格的内容清除，空白单元格 仍保留在工作表中。此外，选中单元格，单击【开始】丨【编辑】选项组的【清除】命后的下拉按钮，如图 3‑5所示，可在其下拉菜单中选择清除单元格的全部或格式、内容、批注。
图3‑5清除
4．插入列/行
操作要求：在“姓名”列（A 列）前插入一个“学号”列。
操作步骤：采用下列方式可插入列。
①选中“姓名”列（A 列）的任意一个单元格，单击【开始】｜【单元格】｜【插入】命令的下拉按钮，在下拉列表中选择【插入工作表列】命令，如图 3‑6所示。
图3‑6 插入列
②选中“姓名”列（A 列）的任意一个单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【插入】命令，打开“插入”对话框，如图 3‑7所示，选择“整列”单选按钮。
图3‑7 “插入”对话框
③在列标题 A 上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【插入】命令。插入列后，将鼠标定位到A2单元格，输入“学号”。
插入行的操作与插入列的方法类似，只是在图 3-7 中选择“整行”单选按钮即可。
5．填充序列
操作要求：在 A3～A18 单元格区域，通过序列填充输入学号“201908001”～“201908016。”
注意：序列是指按规律排列的数据。使用填充序列，可根据前面单元格中的数据，推出后面单元格中的数据，从而提高工作效率。
Excel 中有 4 种形式的序列：等差序列、等比序列、时间和自动填充序列。
等差序列是指序列中每两个相邻的数间隔相同的值，这个固定的值被称为步长。
等比序列是指序列中每两个相邻的数之间的比例关系相等。
时间序列是指序列中每两个相邻的日期之间的相差天数相等。
自动填充序列包括时间序列和等差序列，还包括系统预定义的填充序列和用户自定义的新序列。
操作步骤：选中 A3 单元格，由于学号是数字形式的文字数据，输入英文标点符号状态下的单引号，再输入 201908001。
采取下列方法可以填充序列。
①将鼠标放在 A3 单元格的填充柄上（右下角的小黑点），鼠标指针变为实心十字 。
从填充柄向下拖曳鼠标，此时显示虚线框，表示填充的目的单元格，同时显示标签表示填充的值，如图 3‑8所示。
图3‑8 填充序列
填充到 201908016，释放鼠标，完成填充。
②鼠标指向 A3 单元格，鼠标指针为空心十字 ，拖曳鼠标到 A18 单元格，选中 A2～A18单元格。
单击【开始】|【编辑】|【填充】命令 后的下拉按钮，在下拉列表中选择【序列】命令，打开“序列”对话框，如图 3-9 所示。
图 3‑9 “序列”对话框
选定操作：在对单元格进行编辑或格式化时，首先要选定单元格，可采取下列方法来选定单元格。
①选定一个单元格：单击要选定的单元格。
②选定相邻的单元格区域：单击区域左上角的第一个单元格，沿对角线方向拖曳鼠标到区域右下角的最后一个单元格，释放鼠标。或者，单击区域左上角的第一个单元格，按【Shift】键，单击右下角的最后一个单元格。
③选定一行：单击行号。
④选定一列：单击列标。
⑤选定整个表格：单击工作表左上角行号和列标的交叉按钮，即【全选】按钮。
⑥选定不相邻的单元格区域：按住【Ctrl】键，依次单击要选定的单元格。
6．移动行/列
操作要求：将“C 语言程序设计”列（E2～E18）的数据移动到“计算机引论”列（D2～D18）的前面。
操作步骤：采用下列方式可移动单元格。
①选中单元格区域 E2～E18，将鼠标移到选中区域的边框，鼠标指针变为形。按下【Shift】键，拖曳鼠标到 E 列的前面，当 B 列和 D 列之间出现灰色的工字形，并显示图标 D2:D18（图 3‑10）时释放鼠标。
图3‑10 移动列
②选中单元格区域 E2～E18，在快捷菜单中选择【剪切】命令，再右击 D2 单元格，如图 3‑11所示，在快捷菜单中选择【插入已剪切的单元格】命令。
图3‑11移动列
7．设置数据有效性
操作要求：C3～K18 单元格区域的数据值必须设置为 0～100。
数据有效性:对于单元格可设置有效的数据输入范围。当输入的数据不满足有效性规则时，系统将不允许此数据存入单元格，从而有效地减少输入数据的错误。
（1）选中 C3～K18 单元格区域，选择【数据】 | 【数据工具】 | 【数据有效性】命令 ，打开“数据有效性”对话框。
（2）在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，如图 3‑12所示。在“允许”下拉列表中选择“整数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”文本框中输入“0”，在“最大值”文本框中输入“100。”
图3‑12 “数据有效性”对话框“设置”选项卡
（3）在“数据有效性”对话框中，选择“出错警告”选项卡，如图 3‑13所示。在“错误信息”编辑框中输入“成绩必须在 0 到 100 之间”。
图3‑13“数据有效性”对话框“出错警告”选项卡
如果将 C3～K18 的任意一个单元格中的数据改为一个小于 0 或大于 100 的数，试图离开该单元格时，系统会打开一个警告对话框，如图 3-14 所示。如果选择【重试】，则该单元格仍为活动单元格，要求用户输入正确的数据；如果选择【取消】，则取消用户对数据的修改。
图 3‑14 警告对话框
8．单元格合并居中
操作要求：将 A1～N1 单元格区域合并为一个单元格，设置文字内容居中。
操作步骤：选中 A1～N1 单元格区域，采用下列方式可合并及居中单元格。
①选择【开始】|【对齐方式】|【合并后居中】命令 ，则 A1～N1 单元格区域合并为
一个单元格，文字显示在单元格的中央。
②单击【开始】 | 【对齐方式】选项组旁边的箭头 ，打开“设置单元格格式”对话框，如图 3‑15所示，在“对齐”选项卡中“水平对齐”的下拉列表中选择“居中”，再选中“合并单元格”复选框，单击【确定】按钮。
图3‑15 “设置单元格格式”对话框的“对齐”选项
若要取消单元格的合并，可选中已合并的单元格，再次单击【合并及居中】按钮；或在“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，取消选择“合并单元格”复选框。
9．设置文字格式
操作要求：设置 A1 单元格中字体为宋体，字号为20，字形为加粗，颜色为红色。
操作步骤：采用下列方式可设置单元格的格式。
①选中 A1 单元格，在【开始】|【字体】选项组的“字体”下拉列表中选择“宋体”，在“字号”下拉列表中选择“20”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，并单击【加粗】按钮 。
②选中 A1 单元格，单击【开始】|【字体】选项组旁边的箭头 ，打开“设置单元格格式”对话框，选择“字体”选项，如图 3‑16所示。在“字体”下拉列表中选择“宋体”，在“字形”下拉列表选择“加粗”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，在“字号”下拉列表选择“20。”
图3‑16“设置单元格格式”对话框的“字体”选项
10．调整行高/列宽
操作要求：将第一行的行高设置为 30，第一列的列宽设置为 12，其他各行高/列宽调整适当。
操作步骤：采用下列方式可设置单元格的行高。
①在第一行的行标上单击鼠标右键，选择快捷菜单中的【行高】命令，打开“行高”对话框，如图 3-17 所示，在“行高”文本框中输入“30。”
图 3‑17 “行高”对话框
此外，选中第一行的任意一个单元格，选择【开始】|【单元格】【格式】命令，在下拉列表中选择【行高】命令，也可打开“行高”对话框。
②将鼠标指向行标题的分隔线，指针变为带箭头的十字 ，拖曳鼠标可调整其他各行行高至适当高度。
③直接双击行标题的分隔线，Excel 会根据单元格的内容自动设置适当的行高。
调整列宽操作方法与调整行高相似，只是在设置第一列的列宽为 12 时选中第一列，并打开“列宽”对话框。将鼠标指向列标题的分隔线，指针变为带箭头的十字，拖曳鼠标可调整其他各列列宽至适当宽度。
11．设置单元格格式
操作要求：设置 A2～N2 单元格区域字形加粗，底纹颜色为蓝色，字体颜色为白色，居中对齐。
操作步骤：选中 A2～N2 单元格区域，采用下列方式可设置单元格的格式。
①选择【开始】|【字体】|【加粗】按钮；单击【填充颜色】按钮 右边的下拉按钮，在其下拉列表中选择“蓝色”；单击【字体颜色】按钮右边的下拉按钮，在其下拉列表中选择“白色”。再选择【对齐方式】|【居中】命令 。
②单击【开始】|【字体】选项组的 旁边的箭头，打开“设置单元格格式”对话框。选择【对齐】选项卡，在“水平对齐”的下拉列表中选择“居中”。选择【字体】选项卡，在“字形”下拉列表中选择“加粗”，在“颜色”下拉列表中选择“白色”。选择【填充】选项卡，如图 3‑18所示，在“背景色”中选择“蓝色”。
图3‑18 “设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡
12．设置条件格式
操作要求：对 C3～K18 单元格区域设置条件格式，60 分以下的，设置为浅红色填充深红色文本，字形加粗。
条件格式是指根据单元格的数据动态地显示格式。当单元格中的数据符合指定条件时，就应用所设的条件格式；不符合指定条件时，就沿用以前的格式。
操作步骤如下。
（1）选中 C3～K18 单元格区域，选择【开始】|【样式】|【条件格式】命令，如图 3‑19所示。
图 3‑19 “条件格式”对话框
在下拉列表中选择【突出显示单元格规则】|【小于】命令，打开“小于”对话框，如图 3‑20所示。
图3‑20 “小于”对话框
（2）在“小于”对话框中，在文本框中输入“60”，在“设置为”列表框中选择“浅红填充色深红色文本”，单击【确定】按钮。
（3）再次打开“小于”对话框，在文本框中输入“60”，在“设置为”列表框中选择“自定义格式”，打开“设置单元格格式”对话框，如图 3‑21所示，在“字形”列表框中选择“加粗”
图3‑21 “设置单元格格式”对话框
13．设置表格边框
操作要求：设置 A3～N18 单元格区域为蓝色的外边框粗线和内边框细线，设置 A2～N2 单元格区域为红色双线边框。
操作步骤如下。
（1）选中 A3～N18 单元格区域，采用下列方式可设置表格的边框。
单击【开始】|【字体】|【边框】命令 右边的下拉按钮，在其下拉列表的“线条颜色”选择“蓝色”，再单击下拉列表中的【所有框线】按钮 。再次单击【边框】按钮右边的小三角形，在其下拉列表中单击【粗匣框线】按钮 。
（2）选中 A2～N2 单元格区域，采用下列方式可设置红色双线边框。单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，打开“设置单元格格式”对话框
如图 3‑22所示。选择【边框】选项卡，在“线条样式”列表框中选择双线，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，单击“预置”的【外边框】按钮。
操作完成后，用文件名“期末成绩表.xlsx”保存默认文件“工作薄1.xlsx。”
图3‑22“设置单元格格式”对话框
3.4.1 课堂练习
现有图 3-23 所示的素材文件“学生信息表.xlsx”工作簿，需要为单元格设置文本格式、边框和底纹，具体要求如下。
（1）将工作表 Sheet1 重命名为“学生信息表”，删除 J 列，并在最后增加一个“备注”列。
删除重复的“林丽娜”中的一行，并在其后增加一行，数据如下。
图 3‑23学生信息表原件
图 3‑24学生信息表结果图
