销售与收款循环涉及的业务活动与相关单据★★

　　1.接受客户订购单
　　（1）活动描述
　　客户下订单。
　　客户提出订货要求是整个销售与收款循环的起点。从法律上讲，这是购买某种货物或劳务的一项申请。客户的订购单只有在符合企业管理层的授权标准时，才能被接受。管理层一般设有已批准销售的客户名单。销售单管理部门在决定是否同意接受某客户的订单时，需要追查该客户是否被列入这张名单。如果该客户未被列入，则通常需要由销售单管理部门的主管来决定是否同意销售。
　　（2）相关内部控制
　　1）检查客户是否在已批准的销售客户名单里；
　　2）如否，由销售单管理部门主管审批；
　　3）批准后，编制销售单。

　　（3）执行控制的岗位
　　销售部门。
　　（4）相关凭证
　　①客户订购单（外部单据）
　　客户订购单即客户提出的书面购货要求。企业可以通过销售人员或其他途径，如采用电信函和向现有的及潜在的客户发送订购单等方式接受订货，取得客户订购单。
　　②销售单
　　销售单是列示客户所订商品的名称、规格、数量以及其他与客户订购单有关信息的凭证，作为销售方内部处理客户订购单的依据。
　　很多企业在批准了客户订购单之后，会编制一式多联的销售单。销售单是证明管理层有关销售交易的“发生”认定的凭据之一，也是此笔销售的交易轨迹的起点之一。此外，由于客户订购单也是来自外部的引发销售交易的文件之一，有时也能为有关销售交易的“发生”认定提供补充证据。
　　【笔记】
　　销售单一式几联？
　　一式三联
　　自己留存-销售单管理部门
　　上家-客户-但不需要给
　　下家-仓库
　　财务部
　　（5）相关报表项目与认定
　　营业收入：发生

　　2.批准赊销信用
　　（1）活动描述
　　对客户的信用情况进行调查、评定和赊销审核。
　　对于赊销业务，赊销批准是由信用管理部门根据管理层的赊销政策在每个客户的已授权的信用额度内进行的。信用管理部门的员工在收到销售单管理部门的销售单后，应将销售单与该客户已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。
　　企业应对每个新客户进行信用调查，包括获取信用评审机构对客户信用等级的评定报告。无论是否批准赊销，都要求被授权的信用管理部门人员在销售单上签署意见，然后再将已签署意见的销售单送回销售单管理部门。
　　设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险，因此，这些控制与应收账款账面余额的“准确性、计价和分摊”认定有关。
　　在使用信息系统实现自动控制的企业，订购单涉及的客户是否已被列入经批准的客户名单，以及赊销金额是否仍在信用额度内这类控制往往通过系统设置得以实现。对于不满足条件的情形则要求管理层特别批准。

　　（2）相关内部控制
　　①对新客户进行信用调查，获取评级报告；
　　②信用管理部门按照赊销政策对赊销额度进行审批。
　　（3）执行控制的岗位
　　信用管理部门。
　　（4）相关凭证
　　经批准的销售单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　应收账款: 准确性、计价和分摊

　　3.按销售单供货
　　（1）活动描述
　　仓库按照销售单供货。
　　企业管理层通常要求商品仓库只有在收到经过批准的销售单时才能编制发运凭证并供货。设立这项控制程序的目的是防止仓库在未经授权的情况下擅自发货。因此，已批准销售单的一联通常应送达仓库。作为仓库按销售单供货和发货给装运部门的授权依据。
　　信息系统可以协助企业在销售单得到发货批准后才能生成连续编号的发运凭证，并能按照设定的要求核对发运凭证与销售单之间内容的一致性。
　　（2）相关内部控制
　　仓库只有在收到经过批准的销售单时才能供货。
　　（3）执行控制的岗位
　　仓库。
　　（4）相关凭证
　　经过信用管理部门审批后的销售单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货：存在

　　4.按销售单装运货物
　　（1）活动描述
　　装运部门对货物进行装运。
　　将按经批准的销售单供货与按销售单装运货物职责相分离，有助于避免负责装运货物的员工在未经授权的情况下装运产品。此外，装运部门职员在装运之前，通常会进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售单，并且，所提取商品的内容与销售单及发运凭证一致。
　　（2）相关内部控制
　　①装运部门验证经批准的销售单，确定拟发运的货物与销售单一致；
　　②开具发运凭证，一联发运部门留存，一联送仓库，一联送财务部，一联送交客户。
　　（3）执行控制的岗位
　　装运部门。

　　（4）相关凭证
　　发运凭证（出库单或者提货单）；有时还有客户验收单。
　　发运凭证即在发运货物时编制的，用以反映发出商品的规格、数量和其他有关内容的凭据。发运凭证的一联寄送给客户，其余联（一联或数联）由企业保留。通常其中有一联由客户在收到商品时签署并返还给销售方，用作销售方确认收入及向客户收取货款的依据。
　　【笔记】
　　发运凭证一式几联？
　　一式四联。
　　自己留存
　　上家-仓库
　　下家-客户
　　财务部
　　（5）相关报表项目与认定
　　营业收入：发生
　　存货：完整性

　　5.向客户开具发票
　　（1）活动描述
　　开具发票是指开具并向客户寄送事先连续编号的销售发票。这项功能所针对的主要问题是：
　　①是否对所有装运的货物都开具了发票（完整性）；
　　②是否只对实际装运的货物才开具发票，有无重复开具发票或虚开发票（发生）；
　　③是否按已授权批准的商品价目表所列价格计价开具发票（准确性）。
　　【关注】开发票时应注意的四个点：
　　①有经批准的销售单；
　　②有发运凭证；
　　③有经批准的商品价目单；
　　④销售发票上的单价和商品价目表一致，数量和发运凭证一致。

　　（2）相关内部控制
　　①负责开发票的员工开具每张销售发票之前，检查是否存在发运凭证和相应的经批准的销售单；（发生）
　　②依据已授权批准的商品价目表编制销售发票；（准确性）
　　③将发运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。（发生/完整性/准确性）
　　信息系统也可以协助实现上述内部控制，在单证核对一致的情况下生成连续编号的销售发票，并对例外事项进行汇总，以供企业相关人员进行进一步的处理。
　　【笔记】
　　上下游凭证比对。
　　上游>下游　　完整性
　　下游>上游　　发生/存在

　　（3）执行控制的岗位
　　开具账单部门。（财务部或税务部）
　　（4）相关凭证
　　①销售发票
　　销售发票通常包含已销售商品的名称、规格、数量、价格、销售金额等内容。以增值税发票为例，销售发票的两联（抵扣联和发票联）寄送给客户，其余联（记账联）由企业保留。销售发票也是在会计账簿中登记销售交易的基本凭证。
　　②商品价目表
　　商品价目表是列示已经授权批准的、可供销售的各种商品的价格清单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　营业收入：发生、完整性、准确性

　　6.记录销售
　　（1）活动描述
　　对销售活动进行收入确认。
　　在手工会计系统中，记录销售的过程包括区分赊销、现销，按销售发票编制转账凭证或现金、银行存款收款凭证，再据以登记营业收入明细账和应收账款明细账或库存现金、银行存款日记账。

　　（2）相关内部控制
　　①依据有效的发运凭证和销售单记录销售。这些发运凭证和销售单应能证明销售交易的发生及其发生的日期。（发生、截止）
　　②使用事先连续编号的销售发票并对发票使用情况进行监控。（完整性）
　　③独立检查已销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性。（准确性、计价和分摊）
　　④记录销售的职责应与处理销售交易的其他功能相分离。
　　⑤对记录过程中所涉及的有关记录的接触权限予以限制，以减少未经授权批准的记录发生。（发生）
　　⑥定期独立检查应收账款的明细账与总账的一致性。（准确性、计价和分摊）
　　⑦由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员定期向客户寄送对账单，对不符事项进行调查，必要时调整会计记录，编制对账情况汇总表并交管理层审核。

　　（3）执行控制的岗位
　　财务部门。
　　（4）相关凭证
　　①记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）
　　转账凭证是指记录转账业务的记账凭证。它根据有关转账业务（即不涉及现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证凭证编制的。企业记录赊销交易的会计凭证即为一种转账凭证。
　　②账簿（应收账款明细账、主营业务收入明细账、现金、银行存款日记账）
　　（5）相关报表项目与认定
　　营业收入：发生、完整性、准确性、截止。
　　应收账款：存在、完整性、计价和分摊。

　　7.办理和记录现金、银行存款收入
　　（1）活动描述
　　处理应收账款的收回。
　　这项活动涉及的是货款收回，导致现金、银行存款增加以及应收账款的减少。在办理和记录现金、银行存款收入时，企业最应关心的是货币资金的安全。汇款通知单起着很重要的作用。
　　（2）相关内部控制
　　采用汇款通知书，及时收回款项。
　　（3）执行控制的岗位
　　财务部门。

　　（4）相关凭证
　　①汇款通知书。
　　汇款通知书是一种与销售发票一起寄给客户，由客户在付款时再寄回销售单位的凭证。这种凭证注明了客户的姓名、销售发票号码、销售单位开户银行账号以及金额等内容。如果客户没有将汇款通知书随同货款一并寄回，一般应由收受邮件的人员在开拆邮件时再代编一份汇款通知书。采用汇款通知书能使现金立即存入银行，可以改善资产保管的控制。
　　②银行入账单。
　　③收款凭证。
　　【笔记】
　　使用汇款通知书是为了避免资金被循环挪用的风险。
　　（5）相关报表项目与认定
　　货币资金：存在
　　应收账款：完整性

　　8.办理和记录销售退回、销售折扣与折让
　　（1）活动描述
　　处理销售退回、销售折扣和销售折让。
　　（2）相关内部控制
　　发生此类事项时，必须经授权批准并应确保与办理此事有关的部门和职员各司其职，分别控制实物流和会计处理。
　　（3）执行控制的岗位
　　销售、仓库、财务等各部门。
　　（4）相关凭证
　　①贷项通知单（红字发票）
　　贷项通知单是一种用来表示由于销售退回或经批准的折让而引起的应收销货款减少的凭证。这种凭证的格式通常与销售发票的格式相同。

　　②折扣与折让明细账
　　折扣与折让明细账是一种用来核算企业销售商品时，按销售合同规定为了及早收回货款而给予客户的销售折扣和因商品品种、质量等原因而给予客户的销售折让情况的明细账。当然，企业也可以不设置折扣与折让明细账，而将该类业务记录于主营业务收入明细账。
　　③退库单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　营业收入：发生、完整性、准确性。
　　应收账款：存在、完整性、准确性、计价和分摊。
　　存货：存在、完整性。

　　9.提取坏账准备和核销坏账
　　（1）活动描述
　　计提坏账准备，并核销无法收回的应收账款。
　　提取坏账准备：企业一般定期对应收账款的信用风险进行评估，并根据预期信用损失计提坏账准备。
　　核销坏账：如有证据表明某项货款已无法收回，企业即通过适当的审批程序注销该笔货款。
　　【补充】相关分录
　　①计提坏账准备时：
　　借：信用减值损失
　　　　贷：坏账准备
　　②转回坏账：
　　借：坏账准备
　　　　贷：信用减值损失
　　③核销坏账（企业对应收账款计提坏账准备后，以后期间这部分应收账款确实不能收回）：
　　借：坏账准备
　　　　贷：应收账款
　　④已核销的坏账准备以后又收回：
　　借：应收账款
　　　　贷：坏账准备
　　借：银行存款
　　　　贷：应收账款

　　（2）相关内部控制
　　①编制和审核应收账款账龄分析表，计提坏账准备；
　　②坏账准备的转回须经审批；
　　③定期评估客户的财务和经营情况，对存在坏账风险的客户单独计提坏账准备；
　　④经审批后，核销无法收回的应收账款。
　　（3）执行控制的岗位
　　销售、财务部门。
　　（4）相关凭证
　　①应收账款账龄分析表。
　　应收账款账龄分析表按月编制，反映月末应收账款总额的账龄区间，并详细反映每个客户月末应收账款的余额和账龄。它也是常见的计提应收账款坏账准备的重要依据之一。

　　应收账款账龄分析表

客户名称	期末余额	账龄
		1年以内	1-2年	2-3年	3年以上
客户①
客户②
本期合计
坏账计提比率
坏账计提额

　　②坏账核销审批表
　　坏账核销审批表是一种用来批准将无法收回的应收账款项作为坏账予以核销的单据。
　　（5）相关报表项目与认定
　　应收账款：准确性、计价和分摊

　　【归纳】
　　（1）销售流程：
　　接客→审批→备货→装运→开票→记账
　　（2）收款流程：
　　①货款收回→入账记录
　　②产品质量问题→折让和退货
　　③收款出现问题→计提或核销坏账