10.1 采购与付款循环概述

一、 不同行业类型的采购和费用支出

企业的采购与付款循环，包括购买商品、劳务和固定资产，以及企业在经营活动中为获取收入而发生的直接或间接的支出。

本章主要关注：与购买货物和劳务以及应付账款的支付有关的控制活动以及重大交易。

二、 采购与付款循环的主要业务活动及涉及主要凭证

1、制定采购计划
　　（1）相关内控
　　基于企业的生产经营计划，生产、仓库等部门定期编制采购计划，经部门负责人等适当的管理人员审批后提交采购部门，具体安排商品及服务采购。
　　（2）执行内控的岗位
　　生产、仓库等请购部门及其部门负责人。
　　（3）相关凭证
　　采购计划。
　　（4）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在／发生
　　应付账款：存在。

　　2.供应商认证及信息维护
　　（1）相关内控
　　企业通常对于合作的供应商事先进行资质等审核，将通过审核的供应商信息录入系统，形成完整的供应商清单，并及时对其信息变更进行更新。采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。
　　（2）相关凭证
　　供应商清单：企业对供应商信息进行手工或系统维护。
　　（3）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在／发生
　　应付账款：存在。

　　3.请购商品和劳务
　　（1）活动描述
　　仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。
　　但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。
　　（2）相关内部控制
　　①请购单须经支出预算的主管人员签字审核；
　　②资本支出和租赁合同通常需要特别授权。

　　（3）执行控制的岗位
　　仓库、生产部门等资产使用部门（请购部门）。
　　（4）相关凭证
　　请购单:唯一一张不连续编号的内部单据。
　　由生产部门、仓库部门等资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在／发生
　　应付账款：存在

　　4.编制订购单
　　（1）活动描述
　　采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
　　由采购部门编制订购单，并独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。
　　（2）相关内部控制
　　①采购部门只对经过批准的请购单编制并发出订购单；
　　②订购单填写所需信息，预先顺序编号并经过被授权的采购人员签名，其正联送交供应商，副联分别送至验收部门、应付凭单部门和请购部门。
　　③独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。
　　（3）执行控制的岗位
　　采购部门。
　　【笔记】
　　订购单一式几联？
　　一式五联
　　自己留存：采购部门
　　上家：请购部门
　　下家：验收部门
　　下家：供应商
　　财务部：应付凭单部门。

　　（4）相关凭证
　　订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。
　　订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。一般至少一式五联，采购部门自己留存一联，正联送供应商，副联送验收部门、应付凭单部门和请购部门。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在／发生／完整性
　　应付账款：存在／完整性

　　5.验收商品
　　（1）活动描述
　　有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。
　　验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。
　　【笔记】
　　验收单一式几联？
　　一式三联
　　自己留存：验收部门
　　上家：请购部门
　　下家、财务部：应付凭单部门。
　　验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。

　　（2）相关内部控制
　　①验收部门检验商品，编制一式多联、预先连续编号的验收单；
　　②验收部门将商品及验收单的一联送交请购部门，要求其签字，确立对所采购的资产的保管责任；验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门；
　　③定期独立检查验收单的顺序编号以确定每笔采购交易都已编制付款凭单并入账。
　　（3）执行控制的岗位
　　验收部门。
　　（4）相关凭证
　　验收单。
　　验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在／发生／完整性
　　应付账款：存在／完整性

　　6.储存已验收的商品存货
　　（1）活动描述
　　仓储部门对已验收的商品进行储存保管。
　　（2）相关内部控制
　　①将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离；
　　②存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。
　　（3）执行控制的岗位
　　仓储部门（仓库）。
　　（4）相关凭证
　　入库单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货：存在。

　　7.编制付款凭单
　　（1）活动描述
　　记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。
　　【解释】付款凭单是企业内部记录或支付负债的授权证明文件。付款凭单没有统一格式，可以自行印制。编制付款凭单应由应付凭单部门（通常是财务主管或其授权人员）负责编制和管理。应付凭单部门可不独立设置。
　　（2）相关内部控制
　　①确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。
　　②确定供应商发票计算的正确性。
　　③编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。
　　④独立检查付款凭单计算的正确性。
　　⑤在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。
　　⑥由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。
　　（3）执行控制的岗位
　　应付凭单部门。

　　（4）相关凭证
　　①卖方发票
　　卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。
　　②付款凭单
　　付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用／应付账款：存在／发生／完整性／权利和义务／准确性／计价和分摊

　　8.确认与记录负债
　　（1）活动描述
　　正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、及时地记录负债。
　　应付账款确认与记录的相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。
　　（2）相关内部控制
　　①财务部根据已批准的付款凭单、验收单、订购单，据以编制记账凭证和登记账簿；
　　②会计主管和独立检查人员监督记账凭证和账簿的编制。
　　③记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。

　　（3）执行控制的岗位
　　财务部门。
　　（4）相关凭证
　　供应商发票；（证-原始凭证）
　　记账凭证；（证-记账凭证）
　　应付账款明细账；（账-明细分类账）
　　供应商对账单。
　　（5）相关报表项目与认定
　　存货／固定资产／管理费用：存在、发生、完整性、计价与分摊、准确性。
　　应付账款：存在、完整性、计价与分摊。

　　9.付款
　　（1）活动描述
　　由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。
　　（2）相关内部控制
　　企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：
　　①独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。
　　②应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。
　　③被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。
　　④支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销：以免重复付款。
　　⑤支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。
　　⑥支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。
　　⑦应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。
　　（3）执行内控的部门
　　财务部门。
　　（4）相关凭证
　　付款凭证。
　　（5）相关报表项目与认定
　　货币资金：存在。

　　10.记录现金、银行存款支出
　　（1）活动描述
　　编制付款记账凭证，登记现金、银行存款日记账。
　　（2）相关内部控制
　　①会计主管独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额一致性，以及与支票汇总记录的一致性；
　　②通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；
　　③独立编制银行存款余额调节表。
　　（3）执行控制的岗位
　　财务部-出纳。
　　（4）相关凭证
　　①库存现金日记账
　　②银行存款日记账
　　（5）相关报表项目与认定
　　货币资金：存在