邀请信的概念

邀请信是机关、团体、企事业单位邀请有关人员参加某项活动而专门制作的礼仪文书，也称邀请函。

邀请信的特点

①庄重性。邀请信（函）以书面形式发出，表现出邀请者的郑重的态度和对被邀请这的敬重、礼貌态度。

②礼仪性。邀约本身就带有明确的尊重之意，并结邀请促进彼此之间的支持与合作。

③说明性。邀请信必须对所涉及活动的事项进行详尽的说明，以便受邀方前来参加。

邀请信的写作

邀请信的结构包括标题、称谓、正文、落款和回执等部分。

（一）标题

①简单性标题。只写文种“邀请信”或“邀请函”，居中大写。

②省略性标题。由主题+文种或者单位+文种，例《第四届国际形式语言学研讨会邀请函》或《北京外国语大学邀请函》

③完全性标题。由单位+主题+文种，例《复旦大学纪念陈望道诞辰一百二十周年暨中国修辞学会成立三十周年国际学术研讨会邀请函》

（二）称谓

称谓写上被邀请的组织名称，如“XX职业技术学院”；可以使某种统称，如“各位常务理事”；也可以是个人姓名。注意：姓名前要加敬语“尊敬的”，姓名后面加上“先生”、“女士”或者职务、职称。

（三）正文

正文主要包括两个方面：

①交代活动的目的、意义、时间、地点，并向邀请对象发出邀请；

②采用分条款的方式对活动的具体内容、日程安排、注意事项等作出详细说明。

（四）结语

另起一行书写表示恭敬之意的词语，如“此致敬礼”、“恭候回复”或“敬请光临”等；也可以结合活动具体内容用一句祈使句结束，后面加上感叹号，如“让我们相聚在六月的XXXX”。

（五）落款

写上邀请组织名称和日期。

（六）附件

附件包括回执、有关情况说明等。

邀请信的写作要求

1.内容要具体，对活动有关事项的说明必须具体而准确；

2.语言诚恳，根据对象和内容认真措辞，既体现出对邀请对象的尊重，又表达出期望对方接受邀请的心情；

3.被邀请者的姓名应写全，不应该写绰号或别名；

4.两个姓名之间应该写上“暨”或“和”，不用顿号或逗号；

5.应写明举办活动的具体日期（几月几日，星期几）；

6.写明举办活动的地点。