采购模块的主要功能包括输入采购发票与其相对应的采购入库单,实现采购报账(结算)工作、输入付款单、实现采购付款业务。与总账系统也同样有着紧密的数据联系。
8.2 普通采购业务处理
以104叶敏的身份登入T3,登入日期2020-11-01
(1)填制并审核采购订单
①选择”采购”|”采购订单”命令,打开”采购订单”对话框,单击”增加”按钮,输入相关信息.如下图所示:

②单击“审核”按钮,审核采购订单.
(2)填制并审核采购入库单
以104叶敏的身份重新登入T3,登入日期2020-11-03
①在采购管理子系统中,选择”采购”|”采购入库单”命令,打开”采购入库”对话框.
②单击”增加”按钮,选择仓库为”材料二库”、供应单位为”亚捷”、入库类型为”采购入库”;单击“选单”下拉按钮,选择“采购订单”选项。
③打开“单据拷贝”对话框,单击“过滤”按钮,下方窗格中显示可参照的订单。

④选择要参照的采购订单,单击“确认”按钮,将采购订单的相关信息带入采购入库单,单击“保存”按钮,然后单击“退出”按钮。

⑤在库存管理子系统中,选择“采购入库单审核”命令,再选择相应的采购入库单,然后单击“审核”按钮,对采购入库单进行审核。

(3)填制并复核采购发票,与采购入库单进行采购结算确认入库命令,根据发票确认应付账款
①在采购管理子系统中,选择“采购”|“采购发票”命令,打开“采购发票——采购普通发票”对话框。
②单击“增加”下拉按钮,选择“专用发票”,打开“采购发票——采购专用发票”对话框。单击“选单”下拉按钮,选择“采购订单”,打开“单据拷贝”对话框。单击“过滤”按钮,显示可参照的订单列表。选中要参照的订单,单击“确认”按钮,将采购订单信息带入采购专用发票,输入发票号FP1501后单击“保存”按钮。

③单击“复核”按钮,系统弹出“复核将发票登记应付账款,请在往来账中查询该数据,是否只处理当前账?”信息提示框。

单击“是”按钮,发票左上角显示“已审核”字样。

④单击“结算”按钮,打开“自动结算”对话框

单击“确认”按钮,系统弹出“全部成功,共处理了【1】张单据”信息提示框

单击“确定”按钮返回,发票左上角显示“已结算”字样,然后单击“退出”按钮。

⑤在核算管理子系统中,选择“核算”|“凭证”|“供应商往来制单”命令,打开“供应商制单查询”对话框。选择“发票制单”,单击“确认”按钮,打开“供应商往来制单”对话框。选择要制单的单据。

⑥单击“制单”按钮,打开“填制凭证”窗口,单击“保存”按钮,凭证左上角显示“已生成”字样,表示凭证以传递到总账管理子系统,然后单击“退出”

(4)对采购入库单记账并生成入库凭证
①在核算管理子系统中,选择“核算”|“核算”|“正常单据记账”命令,打开“正常单据记账条件”对话框。单击“确定”按钮,打开“正常单据记账”对话框。

②选择需要记账的单据

然后单击“记账”按钮。记账完成后单据不再在该对话框中显示。
③选择“核算”|“核算”|“凭证”|“购销单据制单”命令,打开“生成凭证”对话框。
④单击“选择”按钮,打开“查询条件”对话框。选择“采购入库单(报销记账)”选项

单击“确定”按钮,打开“选择单据”对话框。
⑤选中要制单的单据行,单击“确定”按钮,打开“生成凭证”对话框。补充第二行科目。

⑥单击“生成”按钮,打开“填制凭证”窗口。单击“保存”按钮,生成入库凭证。

(5)支付货款并核销应付
以104叶敏的身份重新登入T3,登入日期2020-11-05
①在采购管理子系统中,选择“采购”|“供应商往来”|“付款结算”命令,打开“付款单”对话框。
②选择供应商“亚捷”,单击“增加”按钮,输入结算方式为202、结算金额为42375、票据号为0105,然后单击“保存”按钮。

③单击“核销”按钮,系统调出该供应商未核销的单据,在相应的单据“本次结算”栏中输入42375。

单击“保存”按钮,然后单击“退出”按钮。
④在核算管理子系统中,选择“核算”|“凭证”|“供应商往来制单”命令,打开“供应商制单查询”对话框。选中“核销制单”复选框,单击“确定”按钮,打开“核销制单”对话框。

选择要制单的单据,单击“制单”按钮,打开“填制凭证”窗口,单击“保存”按钮。

第八章 采购与应付管理(附教师视频演示资料)
8.2 普通采购业务处理
以系统管理员的身份在系统管理中恢复“购销存初始化”账套主管的身份完成采购业务处理.
(1)11月1日,业务员杨帅向亚捷公司订购键盘300个,单价125元,要求到货日期为11月3日。
(2)11月3日,按照合同订购的300个键盘到货。办理入库,入材料二库。
(3)11月3日,收到采购键盘的专用发票一张,发票号为FP1501。财务部门确定此业务所涉及的应付账款和采购成本。
(4)11月3日,采购部门将本笔业务登记材料明细账,生成入库凭证。
(5)11月5日,财务开出转账支票42375元(票号0105),付清该笔采购货款并核销应付账款。