第13章信息系统工程项目采购管理

13.1.1　项目采购管理的相关概念
1.采购和项目采购管理的定义
　　采购就是从外部的供应方获取产品和服务的经常性活动。
2.项目采购管理的程序
　　企业应设置采购部门，编制采购管理制度、工作程序和采购计划。项目采购工作应符合有关合同、设计文件规定的数量、技术要求和质量标准，符合工期、安全、环境和成本管理等要求。产品供应和服务单位必须通过合格评定。采购过程中应按规定对产品或服务进行检验，对不符合或不合格品必须按规定处置。采购资料必须真实、有效、完整，具有可追溯性。

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3.项目采购的类型
　　项目采购的分类方法通常有以下两种：

(1)按采购对象分类
(2)按采购方式分类
4.项目采购管理的内容
　　项目采购管理的内容由以下步骤组成：
(1)编制项目采购计划
(2)项目采购计划的实施
(3)项目采购合同管理

(4)项目采购合同收尾

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　　认真按照签订的合同办事，实施采购管理计划，以实现合同双方双赢的目标。审查采购进展情况，分析变化，执行双方同意的变更，以保证在合同的法律框架内实现项目目标。明确潜在的、可觉察的和实际存在的合同争议，并采取适当措施尽可能避免合同争议发展成为法律争端。

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13.1.2　项目采购管理的重要性和过程
1.项目采购管理的重要性
　　信息系统工程项目大多都要使用外购的产品和服务。由于采购是一个正在兴起的领域，了解项目采购管理对项目经理来说是很重要的。许多企业把目光转向采购，是为了：
2.项目采购管理的过程

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　　许多成功地利用外界资源的项目，常常归功于好的项目采购管理。其主要过程包括：
(1)编制采购计划
(2)编制询价计划
(3)询价
(4)选择供应商
(5)独立估算
(6)合同谈判
(7)合同管理
(8)合同收尾

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13.2.1　采购计划的编制要求
　　编制采购计划是一个项目管理过程，它确定项目的哪些需求可以通过采用组织外部的产品或服务得到最好的满足。它包括决定是否要采购，如何去采购，采购什么，采购多少以及何时去采购。清晰地界定项目的范围、产品的范围、市场条件、约束条件以及假设是非常重要的。对于大多数项目来说，恰当的采购计划编制可以给组织节省成本。

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13.2.2　编制采购计划的方法
1.自制—采购分析

　　自制—采购分析即用于决定是在组织内部制作产品或进行服务，还是从组织外部购买产品或服务的一种管理技术。它包括估算提供产品和服务的内部成本，还包括与采购成本估算的比较。在比较自制与采购的经济性时要考虑直接和间接两部分费用，并考虑组织的长远需求和项目的当前需求，即能够满足组织长远需求时，采购成本分摊到当前项目上的比例就会小一些。

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2.咨询专家意见

　　作为项目采购计划编制的一个环节，应该咨询专家的意见。因为项目采购计划编制涉及许多法律、法规和组织、财务方面的问题，项目经理应当向企业内外的专家咨询，来帮助进行项目采购计划的编制。专家熟悉项目采购管理的程序，比较了解有关产品或服务的市场行情和价格，也知道哪些企业是合格的供应商。一些潜在的供应商也能提供一些专家判断。不管是内部的还是外部的，专家判断都是制定项目采购决策的一项宝贵财富。

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13.2.3　采购合同专用条款和货物清单

　　大多数项目采购合同的附件都包括合同专用条款和货物清单。合同专用条款是对项目采购要求完成的工作的描述。合同专用条款应当足够详细，描述所要求的全部服务和工作内容，应当清楚、简洁且尽量完整，应该包含绩效报告，以便让潜在的供应商决定他们能否提供所需的产品和服务，以及确定一个适当的价格。

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13.3.2　招标采购阶段的控制内容
1.项目招标采购控制
　　① 发包人（采购单位）起草招标文件。
2.项目非招标采购控制
　　① 核查供应商的质量保证和供货能力，建立和保存合格供应商的信用档案。
3.设备进场开箱控制
　　① 设备进场后，要由发包人、监理工程师、供应商或其代表联合在现场检查验收签证。

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13.3.3　设备安装调试阶段的控制内容

1.设备安装调试的主要工作任务
　　设备安装调试阶段是信息系统工程项目实施过程中的重要阶段，设备只有经过安装调试后才能形成真正的工作能力和被用户使用。设备安装调试的质量、进度和费用直接影响工程项目的质量等级、实施周期和工程造价。

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2.设备安装调试阶段的控制任务

　　设备安装调试阶段的控制任务是对设备安装调试的质量、进度和成本进行控制，项目经理通过合同管理、信息管理和组织协调来实施监督管理，促使实施安装单位采取有效的管理措施、科学的实施方法和先进的技术手段，确保设备安装调试的质量达到项目设计的技术标准和工程等级要求，实施进度达到工程项目预定的工期目标，控制新增工程费用，正确妥善处理索赔事宜，控制工程实际造价。

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3.设备安装调试的质量控制
　　影响设备安装调试质量的因素有五个：人的因素、机具的因素、材料的因素、方法的因素、环境的因素。从准备安装设备开始到调试完成、交工验收结束的全过程中都应对这五个方面因素加以控制，确保设备安装调试质量。

(1)质量的事前控制
　　实施安装单位应提交材料、设备检验报告。材料使用前，要依照相应的技术规范进行验证抽样，如果发现不合格，实施安装单位应组织更换该部分材料、设备。所有实施工具、机械、设备必须报检，经审查合格后方可使用。
(2)质量的事中控制
(3)质量的事后控制

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4.设备安装调试质量评审

　　评审设备安装调试质量时，根据设备的特点，将其划分为若干分项、分部和单位工程，分项工程中又划分为保证项目、基本项目和允许偏差项目。分项、分部、单位工程的质量等级分为“合格”和“优良”两个等级。
5.设备安装调试的进度控制
(1)进度的事前控制
(2)进度的事中控制
(3)进度的事后控制
6.设备安装调试的成本控制

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13.3.4　设备验收阶段的控制内容

　　设备验收是项目采购管理过程的最后一个环节，设备验收的顺利完成标志着项目采购工作的结束和设备投入使用阶段的开始。尽快完成设备验收工作，对促进设备早日投入使用，发挥投资效益，有着非常重要的意义。设备验收工作必须从整体的观念出发，对设备系统每一部分的质量、性能、功能、安全各方面进行认真、全面、可靠的检查，绝不能给今后设备系统的运行留下任何质量或安全的隐患。为此，项目经理应当花大力气抓好设备验收前的准备工作，做好设备验收的组织协调工作和设备验收后的交接收尾工作。

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1.设备验收工作的依据

　　设备验收阶段的控制工作，首先要遵循相关的法律、法规、规范和标准等，其次要遵循有关的各种合同。严格按照合同的内容，以及在工程开发和实施阶段形成的各种文档资料进行设备验收阶段的控制工作，主要包括批准的设计文件及变更设计，系统集成项目的设计方案、项目采购清单及验收标准，应用系统项目的需求说明书及需求说明书的补充或变更等。

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2.设备系统测试
　　为了确保设备系统能够稳定运行，以及满足用户对性能价格比的要求，既要保证系统的性能又要保证具有很好的价格优势，必须作详细的系统测试，

3.设备验收程序

　　在设备验收前，要制定验收的工作程序，按时间顺序绘制一个设备验收工作流程图。

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