需求分析时要调查清楚用户的实际需求，与其达成共识，然后准确分析与表达这些需求。调查用户需求的基本步骤如下。

(1) 分析用户活动。了解组织机构情况，调查这个组织机构由哪些部门组成，各部门的职责是什么，为分析信息流程做准备。

(2) 确定系统范围。了解各部门的业务活动情况，调查各部门输入和使用什么数据，如何加工处理这些数据，输出到什么部门，输出结果的格式是什么。

(3) 分析用户活动所涉及的数据，产生数据流图。采用数据流图（Data Flow Diagram， DFD）来描述系统的功能。数据流图可以形象地描述事务处理与所需数据的关联，以便用结构化系统方法自顶向下，逐层分解，步步细化。数据流图中描述了以下四种元素。

①数据的源点或终点，常代表数据库的直接或间接用户，用矩形框表示。

②数据流，被加工的数据及其流向，用箭头表示。箭头代表数据流动方向。

③处理过程，是对数据库处理需求的最初描述，输入数据在此进行变换并产生输出数据，该过程用椭圆框表示。

④数据存储，是系统中需要长期保存的数据集，是对数据库需求的最初描述。该数据存储通常用于代表一个数据表，用平行线表示，并在其旁注明数据表的名称。

为了真实反映数据处理过程中的数据加工情况，用一个数据流图往往是不够的。复杂的问题会在数据流图中出现几十种加工（加工指数据处理过程中的数据加工）情况，这样的数据流图不够清楚，而层次结构的数据流图很好地解决了该问题。对于任何一层数据流图，我们将处于它上层的数据流图称为父图，在它下一层的数据流图称为子图。画数据流图时按照自外向内，自顶向下，逐层细化的步骤进行。

(4) 分析系统数据，产生数据字典。对数据流图中涉及的各类元素进行规范的描述，这就构成了数据字典（Data Dictionary，DD）的基本内容。数据字典在数据库设计中占有重要地位。它是对系统中各类数据描述的集合，是详细的数据收集和数据分析所获得的主要成果。

数据字典包括数据项、数据结构、数据存储和处理过程四部分。数据项是数据的最小组成单位，若干个数据项可以组成一个数据结构。数据字典主要通过数据项和数据结构的定义来描述数据流、数据存储的逻辑内容。在数据库设计过程中，数据字典是不断修改、充实和完善的。