任务3  邀请函

 【情境导入】

在“弘扬诚信文化、共建绿色校园”系列活动中，有一个“诚信文化、家校共建”专题研讨沙龙，需要邀请部分学生家长的参与，院学生会向这些家长代表发出了邀请函。

明确：学习邀请函的写作。

【知识聚焦】

一、邀请函的含义和作用

邀请函也称邀请信、请帖，是单位、团体或个人为了举办各种联谊活动、纪念活动、交往活动向受信方表达郑重邀请的书信。邀请函体现了活动主办方的愿望、友好和盛情，在商务活动中具有重要作用。

二、邀请函的类型

根据不同的适用情况，邀请函分为两类：请柬、邀请函。

（一）请柬

为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信，请柬一般用于较庄重的场合，如婚庆典礼、开业典礼等，邀请的事项单一，且格式相对固定。

（二）邀请函

邀请函是邀请亲朋好友或相关人士、专家学者等参加某项活动时所发的请约性书信。邀请函通常适用于一些普通事项的邀请，邀请的事项较复杂或需要向被邀请者说明有关问题，如学术研讨会、经验交流会、纪念会、订货会、说明会等。

三、邀请函的结构与写法

（一）请柬

请柬一般由封面和内文两部分组成。

1．封面

写明“请柬”、“请帖”字样，有时也可加上活动名称。封面要美观大方，有庄重感和艺术性。

2．内文

包括称谓、正文和落款。

（1）称谓顶格书写，为表示尊重，个人姓名之后可以加职务、职称，如“总经理、局长、教授、主任”等，或者加上“先生”“女士”等称谓，如“尊敬的××先生/女士”。

（2）正文写明活动的内容、时间、地点及其他须知事项，以“敬请光临”“届时敬请光临”“敬请参加”等作为常用的结束语。

（3）落款。署名写发出请柬的单位名称或个人姓名。成文日期，年、月、日齐全。

请柬用语必须准确、简洁、诚恳、典雅，使受邀者能够领会邀请者的意图，能够感受到邀请者的诚意。

（二）邀请函

邀请函一般由标题、称谓、正文和落款构成。

1．标题

邀请函的标题一般有两种构成方式。

（1）单独以文种名称组成，如《邀请函》。

（2）由事由和文种名称组成，如《关于举办理财产品说明会的邀请函》。

邀请函的标题还可包括个性化的活动主题标语。如《××年终客户答谢会邀请函》及活动主题标语——“网聚财富主角”，活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。

2．称谓

可以是确指的个人，也可以是泛指的群体。

3．正文

主要包括活动的目的意义、内容安排及发出邀请、结语。

开头一般告知被邀请方举办礼仪活动的原因、意图；接着写明活动内容、事项及要求，以及活动的地点和时间安排等，并向被邀请方发出热情诚恳的邀请；结尾一般要写邀请惯用语，如“敬请光临”“欢迎光临”等。

差旅费、活动经费和被邀请者应准备的材料、文件、发言等，如有需要，也应在文中交代清楚。如邀请方与被邀请方相距较远，还应写明交通路线等内容，并留下主办单位的联系人、联系电话、传真、电子邮件地址、企业网址等。

此外，为了确保礼仪活动顺利进行和宾主双方在活动期间愉快交流，邀请函有时需要通过“回执”来确认被邀请方能否按时参加活动。通过回执还可了解被邀请的参会人员的详细信息，如所在企业、姓名、性别、职务、级别、民族习惯等，这有利于主办方制定合理接待标准和规格，安排相应的接待程序，避免主办方因安排不当、礼仪欠妥而造成不良的影响。

回执常采用表格的形式，将被邀请方需要填写的事项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族、参会要求、被邀请方的联系人、联系电话、传真、电子邮件地址等。回执随邀请函同时发出，并要求按时回复。

4．落款。要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期，年、月、日齐全。加盖公章，以示慎重。

四、请柬和邀请函的区别

（1）从内涵上看，请柬一般是为礼仪性、例行性、娱乐性活动发出的，如“庆典”、“娱乐”、晚会”等。邀请函一般是为具有实质性工作、任务或事项发出的，如学术研讨会、科技成果鉴定会等。

（2）从称谓上看，请柬的称谓一般是确指，如“尊敬的××教授”、“××女士”等。邀请函一般由社会组织出面，邀请对象的范围可确指，也可以是泛指。

（3）从内容上来看，请柬适用于礼仪性、例行性的单一活动。邀请函内容更加详尽、丰富，这些活动往往时间较长、项目较多，程序较为复杂，因此，需要用邀请函来详细说明。

（4）从形式上来看，请柬大多设计美观、装帧精良，由主人亲自递送。邀请函可用信封通过邮局寄出，或通过电子邮件发送。

【例文1】

请  柬

××先生/女士：

兹定于×年×月×日至×日晚上19：00--21:00，在××大酒店举行公司成立十周年庆典晚宴，恭请您的光临。

                                                                                                                  ××敬邀

                                                                                                                2021年×月×

【例文简析】

这是一则公司成立十周年庆典晚宴的请柬文案，时间、地点、主题表述得清晰明确，言简意赅、一目了然。

【例文2】

全国财经商贸文化教育论坛邀请函

尊敬的××先生/女士：

为贯彻国家关于财经商贸文化传承发展的有关精神，探讨财经商贸文化与中华优秀传统文化教育的关系,搭建专家学者思想碰撞的平台,经山东省社科联批准，山东省当代教育研究院拟举办“论全国财经商贸文化教育坛”，素仰您学殖深厚，在财经商贸文化教育领域造诣精深,特邀您拨冗与会、共襄盛举。现将有关事项奉告如下：

一、举办单位

主管：山东省社会科学界联合会

主办：山东省当代教育研究院

协办：高等教育出版社上海出版事业部

二、论坛日期

2021年10月19日—21日，会期3天。 10月19日全天报到， 10月21日下午离会。

三、论坛地点

山东教育大厦（山东省济南市历下区历山路49号）

四、 论坛议程

论坛设开幕式、专家讲座、主题讲演、分组讨论、论文表彰、闭幕式等环节。

五、具体事项

1．请于2021年9月20日前将论坛回执（附件1发送至会务组邮箱，邮件主题标注为“论坛回执”的回执以附件形式发送，附件命名为“单位+姓名+回执”， 如“山东大学张三参会回执”。

2．请围绕论坛主题撰写论文。论文需符合学术规范，请于 2021年10 月1日前发送到会务组邮箱，邮件主题标注为“论坛征文”，论文以附件形式发送，附件命名为“单位+ 姓名+论文”，如“山东大学张三论文”。

3．论坛拟设主题讲演环节，有意做主题讲演的学者请于2021年10月1日与会务组联系，确定主题讲演的学者需自行制作 PPT，以便讲演时使用。

4．会议统一安排食宿，食宿费、差旅费与会务费由与会学者向所在单位报销。论坛收取会务费1000元，开具正式发票，提供正式纸质邀请函。如需提前获取纸质邀请函，请与会务组联系。

5．限于条件，会议不安排接送站，与会学者请参考交通指南。

六、 会务组联系方式

邢老师： XXXXXXXXXXX； 付老师： XXXXXXXXXXX

邮  箱： XXXXXXXXXXX@163．com

                                                                                               山东省当代教育研究院

                                                                                                    202×年×月×

附件 1：                              

【例文简析】

这是一则教育论坛邀请函，属于事务性工作，邀请范围比较广，所以需将各项事务表述的具体、明确，以便落实安排。活动的目的意义、内容安排、差旅费、活动经费和被邀请者应准备的材料文件、交通路线等注意事项都有涉及，考虑周全，交代清楚。邀请函中还留下联系方式，便于主客之间及时沟通。最后的回执，方便主办方做好人数统计和食宿安排。

【写作提示】

一、使用礼貌用语。邀请函除了清晰、完整地表述礼仪活动的事项、要求等内容外，还要求语言礼貌庄重、简洁明了，突出“邀请”的意思，切忌使用“务必”“必须”等强制性词语。

二、内容清楚明了。邀请函要详细告知被邀请方活动举办的缘由、目的、内容、事项及要求，写明活动的日程安排、时间、地点，此外，其他被邀请者应准备的材料、文件、发言等也交代清楚。这样，可减少一些意想不到的麻烦。