任务1  会议通知   

【情境导入】

近日，××学院迎来了一年一度的“财经文化节”。为了让广大新生深入了解财经文化，熟悉所学专业，明确努力方向，拓展专业视野，该院决定召开一次“新时代财经实务交流会”。苏小语所在部门负责会议的服务工作，院领导为了培养和锻炼她的应用写作能力，决定由她来拟写此次会议所需的会务文书。经过分析，苏小语认为，在会议召开之前，撰写会议通知，借以发布会议召开信息，是整个会务中一项相当重要的工作。

明确：学习会议通知的写作。

【知识聚焦】

一、会议通知概念

会议通知是组织向成员、上级向下级传达会议召开等基本信息时所使用的应用文书，是各级行政机关、企事业单位、社会团体经常性使用的下行文。

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。根据《条例》对通知使用的相关规定，通知可分批转性通知、转发性通知、发布性通知以及传达性通知等。会议通知属传达性通知的一种。

二、会议通知结构和写法

一般会议通知的基本结构为：标题+主送机关+正文+（附件）+落款。

（一）标题

会议通知标题有两种常见形式：

1．发文机关+事由+文种

如《××省财政厅关于召开2021年度全省经济运行态势汇报工作会议的通知》《天津国恒铁路控股股份有限公司关于召开2021年度股东大会的通知》，前者发文机关为“××省财政厅”，事由为“召开2021年度全省经济运行态势汇报工作会议”，文种为“通知”；后者发文机关为“天津国恒铁路控股股份有限公司”，事由为“召开2021年度股东大会”，文种为“通知”。

2．事由+文种

如《关于召开财务审计工作会议的通知》《关于召开第三届全国电子商务物流大会的通知》，前者事由为“召开财务审计工作会议”，文种为“通知”；后者事由为“召开第三届全国电子商务物流大会”，文种为“通知”。

会议通知正式发文时，眉首的发文机关标识中已经包含发文机关名称，此时标题可省略发文机关。内部张贴的通知常用“事由+文种”的标题形式。

（二）主送机关

主送机关写法主要有两种：

1．主送机关单一或者少于三个，直接书写或按惯例排序。

2．主送机关超过三个，常采用概括方式，依次标明单位规范化简称或同类单位统称。同类别机关间用顿号隔开，不同类别机关间用逗号隔开，如“各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位”。

【注意】主送机关应是单位，不能为参会人员。

（三）正文

会议通知正文结构为：发文缘由+通知事项+结尾。

1．发文缘由

通常写会议召开的意义、根据、背景。在发文缘由末尾常加承启语“现通知如下”“现将有关事项通知如下”“特通知如下”等。

2．通知事项

根据会议召开情况，会议通知又可分为简单和复杂两种。简单的会议通知，只需写明会议内容、参加人员、会议时间和地点；复杂的会议通知，还要写明会议日程、议题、参会要求、会议费用、食宿安排、接待手续、联系方式等。为了方便阅读，会议通知事项通常采用多段式写法。

3．结尾

结尾主要有四种写法：

（1）提出要求或希望；

（2）做其他说明；

（3）用尾语“特此通知”结束；

（4）秃尾。

4．附件

外部会议通知通常附带报名回执等附件。报名回执是一种拟参加会议人员填写并返回会议主办单位的信息收集表，一般包括姓名、性别、年龄、单位、职务（职称）、民族、联系电话、住宿要求、是否预定返程车票等。报名回执可为会议主办方食宿安排、会议接待等筹备工作提供参考。

（四）落款

1．发文单位

写明发文单位全称或规范化简称，位于正文右下方，置于成文日期之上。在正式发文时，发文单位以盖章形式呈现。

2．成文日期

成文日期置于发文单位之下，应该年月日齐全。

【例文1】

关于参加《无纸化财务管理工作条例（试行）》专题培训会议的通知

各处室、服务中心： 

按照省财政厅工作部署，我办定于2021年×月×日星期四下午15:00于河南饭店5号楼1楼华夏厅召开《无纸化财务管理工作条例（试行）》专题培训会议。会议由省财政厅信息技术处主任郭建功专题解读《无纸化财务管理工作条例（试行）》。请各部门安排业务分管副处长（副主任）、业务工作人员各1名参加会议，参会人员请于当天下午14:50前入场，不得缺席、迟到或早退。 

                                                                              ××省财政厅财务管理办公室（印章）

                                                                                                  2021年×月×日

【例文简析】

这是一则内部会议通知。因为会程较短，通知内容比较简单，故在表达方式上仅采用一段文字。发文缘由部分介绍会议召开依据，通知事项涵盖会议内容、参加人员、时间、地点等四项基本要素，最后以提出相关要求的方式收尾。此通知虽然是内部通知，比较简短，然而通知本身的写作非常严谨，需要呈现的基本信息皆具备，结构相当完整，格式恪守基本规范，表述清晰、准确。

【例文2】

劳动经济学会关于召开第五届学术年会的通知

在当今世界正经历百年未有之大变局，新冠肺炎疫情全球大流行使这个大变局加速变化的背景下，我国提出“形成以国内大循环为主体、国内国际双循环相互促进的新发展格局”，是实现中华民族伟大复兴战略全局的必然选择。在新发展格局下，劳动就业、工资与收入分配、劳动保障与劳动关系等将面临着新的挑战与机遇，为劳动经济研究者提出了诸多研究课题。为此，劳动经济学会经研究决定举行以“双循环新发展格局下的劳动力市场”为主题的第五届学术年会。我们诚挚邀请国内外劳动经济领域相关研究者参加本次年会。相关事项通知如下：

一、会议主题：双循环新发展格局下的劳动力市场

二、组织机构

主办单位：劳动经济学会

承办单位：北京师范大学经济与工商管理学院

协办单位：人口与劳动经济研究所                   

                 中国人民大学劳动人事学院

                 北京师范大学国际商务与管理研究中心（珠海）

组委会名誉主席：张嘉伟

组委会主席：孙德胜、赖志军

委员：白娟、甘重恩、谷犁、李建全、李实、刘玲、姚向兵、杨先国、曾伟国、章湘泉、张政、赵星臣、钱振华、王伟、赵大树、高忠、杨文书

支持期刊：《管理世界》《经济学动态》《人口科学》《劳动经济研究》《教育经济评论》

三、会议时间、地点

（一）会议时间：2021年×月×日，其中，×日全天报到，×日-×日上午为正式会期。

（二）会议地点：北京师范大学珠海校区国际交流中心（广东省珠海市香洲区唐家湾金凤路18号）。

四、会议论文征集

（一）会议论文可围绕大会主题及劳动经济相关研究领域撰写，并符合以下要求：

1．应是未曾公开发表过的论文，或者是已取得阶段性成果的科研课题的研究报告或实践创新案例。

2．应符合学术规范。

3．中英文均可，需包含题目、作者信息、摘要、关键词、正文和参考文献等内容。作者信息需包括工作单位和联系方式（电话和电子邮箱）。

（二）提交方式

论文可通过个人独立提交、分支机构组织专题提交两种方式。

独立提交：准备向会议提交论文的个人投稿人请于2021年×月×日前将论文电子版通过电子邮件发送至投稿邮箱: cale2021@163．com，邮件主题标明：作者+cale2021年会个人投稿论文。

分支机构组织专题提交：劳动经济学会各分支机构可作为专题组织者，自行确定专题名称和组织专题论文，并将专题名称、主持人及其联系方式、所有专题论文，于2021年×月×日前通过电子邮件发送至投稿邮箱cale2021@163．com，邮件主题标明为“××分支机构组织专题论文集”。分支机构组织者应对论文质量负责。通过分支机构组织专题提交的论文请勿再行独立提交。

（三）会议发言

大会组委会将组织专家对独立提交论文进行评审，确定部分发言论文。

分支机构可自组专题会场论坛（不超过半天时间），于2021年×月×日前通过投稿邮箱（cale2021@163．com，邮件主题标明：“××分支机构”专题论坛议程）向大会组委会提出论坛需求，并将专题论坛议程（含主持人与发言人姓名、单位与电话、发言题目）一并发送。组委会有权根据论文情况进行适当调整。

（四）会议论文征集、评审等不收取任何费用。

五、会议费用及住宿安排

学会会员每人收取会务费300元，非会员每人收取会务费600元，在读学生免收会务费。交通费、住宿费自理。

会务组为收到正式邀请函的参会代表在北师大珠海校区校园内统一安排住宿（费用自理），标准间/单人间费用标准：388元/间、天。

六、会议报名及相关事项

（一）报名回执

欲参加线下会议的人员请于2021年×月×日前按以下任何一种方式填写报名回执（见附件）：

1．打开如下链接报名：https://www．wjx．cn/jq/93458888．aspx；

2．填写会议回执（见附件），并邮件发送至cale2021@163．com。

（二）根据疫情防控要求，本次会议限制参会人数在200人以内，组委会将以会议发言人、理事、会员、报名时间早晚为优先顺序，于2021年×月×-×日期间发送会议正式邀请函，收到邀请函的代表前往北师大珠海校区参加线下会议。

（三）组委会将根据疫情情况及时调整会议各项安排。

七、组委会联系方式

学会秘书处：陈小慧 15210888888

北京师范大学经济与工商管理学院：杨娟 010-58806666  

    附件： 第五届劳动经济学年会会议回执  

                                                                                劳动经济学会

                                                                  北京师范大学经济与工商管理学院

                                                                              2021年×月×日

      【例文简析】

      这是一则外部会议通知，由两个部门联合行文。因为会程较长，涉及食宿等事项，内容较为复杂，所以采用分条列项写法，显得更加清晰明了；疫情防控常态化情况下，增加疫情防控基本要求；为方便与会人员参会，通知中还写明联系人、联系方式，并附上回执；整个通知内容丰富，通知事项“不厌其烦”，完备周详；特殊情况下有特殊参会要求，凸显实在会风；各时间节点要求非常严格，力求会议流程本身的前后高效衔接；语言简练，格式规范。

 会议回执参见下表：                                     

  写作会议通知时需注意：

  一、注意根据需要书写通知事项

  召开外部会议时，会议通知既是传递会议召开信息的媒介，也是做好会议安排的依据，还是参会者顺利参加会议的指引。因此，外部会议通知事项一般较为繁琐，撰写者不仅要具备较好的表达能力，还要有较强逻辑思维能力和管理经验，同时还要站在会议主办方和参会者角度，去考虑通知事项的具体内容。

  二、注意区分会议通知和会议邀请函

  会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会务文书。邀请函用于会务活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会务活动，发送对象是不受本机关职权所限的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的通知发送对象来说，参加会议是一种责任，因此适合发会议通知，不宜用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。 

  除了使用情况不同外，会议邀请函与会议通知在具体写法上也略有不同，会议邀请函的结构和写法可参考项目二财经社交文书中的邀请函。