任务2  会议记录

 【情境导入】

  2021年×月×日，经过认真筹备，“新时代财经实务交流会”在该院会议中心如期举行。苏小语所在部门负责会议的服务工作，除了会场布置、入场引导、材料准备等诸多工作外，院领导还决定让她所在的部门全程参加会议，负责做好现场摄像、拍照、会议记录及相关资料的搜集、汇总、存留工作。根据个人特长情况，苏小语被安排专门负责主会场的会议记录工作。

  明确：学习会议记录的写作。

 【知识聚焦】

  一、会议记录概念

  会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议组织情况和会议内容的一种应用性文书。

  会议记录一般用于比较重要或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。会议记录是会后研究工作、总结经验的重要依据。

  二、会议记录特点

（一）真实性

 会议记录者有一个显著特征，那就是只有记录权，没有改造权。记录者不能对会议内容进行任何主观性的自我加工、提炼，不能做任何增删修改，不能夸大缩小，不能移花接木、张冠李戴。

 （二）原始性

 会议记录是会议实际过程最客观、最直接的反映，是会议情况和内容的原始记录。所谓原始，是指未经加工、未加综合，这是会议记录与会议简报最大区别。会议简报同样要求真实，但并非原始不变、原封不动，而是在对会议记录进行加工整理基础上形成的文字材料，在存在形态上与会议记录差异明显。

 （三）完整性

  会议记录要完整地反映会议有关情况，如名称、时间、地点、参会人员、主持者、议题等基本情况，领导者讲话、与会者发言、讨论和争议、会议形成的决议和决定以及现场情况（如鼓掌、争吵等）都要一一如实记录下来，不能有所缺漏。

  三、会议记录种类

 会议现场与会人员的发言是会议记录的重要内容，记录发言的方式可分摘要记录与详细记录两种。

 多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪些问题，每一个人的基本观点与主要事实、结论，对他人发言的态度等作摘要式记录，不必“有闻必录”。而某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。如有摄像或录音设备，可先摄像或录音，会后再整理出会议记录；没有摄像或录音条件，应由速记人员进行记录；如果连速记人员都没有，可以多配备几个记得快的人从事记录，以便会后互相核对、补充。    

  四、会议记录作用

 （一）依据

 会议记录忠实地“直录”会议全貌，包括会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题做出的安排等。如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果未形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据，进行有效检验。

（二）素材

 会议记录是形成会议简报的基础，会议进行过程中连续编发的会议简报，要以会议记录为重要素材。会议简报可以对会议记录进行一定的综合、提炼，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和篡改。 

（三）备忘

  会议记录可以作为会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，会议实况可能无法在记忆中复现，甚至当时做出的重要决定也可能模糊不清，这时就可查阅会议记录。会议记录还可以成为一个部门或单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解该部门或单位的历史进程和发展状况。

  五、会议记录结构和写法

  会议记录基本结构为：标题＋基本情况＋会议内容。

 （一）标题

 会议记录的标题形式为“会议名称＋记录”，如《××公司×年×月×日第×次部门经理例会记录》。

 （二）基本情况

 会议记录开头部分，要分项完整地记录会议有关情况：时间＋地点＋主持者＋出席者＋缺席者＋列席者＋记录者。

 1．时间

 写明开会的年、月、日，×时到×时，或写明上午、下午。

 2．地点

 写明开会具体地点，如“××会议室”“××宾馆×号房间”。

 3．主持者

 写明主持会议者的姓名、职务。

 4．出席者

 写明出席会议人员姓名、职务或到会人员级别。大型会议则记录在主席台或前排就座人员姓名、职务，或记录到会总人数。

 5．缺席者

 写明缺席人员姓名、职务及缺席原因。大型会议可记录缺席总人数。

 6．列席者

 写明列席人员姓名、职务。

 7．记录者

 写明记录者姓名、职务。大型会议可有多人记录。

（三）会议内容

 这部分通常随着会议进展逐步完成，没有具体的固定模式，但一般可能包含有以下这些方面内容： 

会议议题、宗旨、目的；

会议议程；

会议报告和讲话；

会议讨论和发言；

会议表决情况；

会议决定和决议；

会议遗留问题。

 这些是一般会议的基本项目，但不同的会议侧重点会有所不同，先后次序也会有所不同。

 记录发言要尽可能详尽，特别是重要观点、分歧意见或表决情况等，不能有疏漏。记录完毕，另起一行空两格注明会议结束时间，或呈现“散会”字样，如中途休息，要写明“休会”。如果是重要会议，记录完毕，记录人员和会议主持人应在记录上签字，以示负责。

【例文1】

未来建设有限责任公司月度财务工作汇报会记录

会议时间：2021年×月×日(星期五)上午9时

会议地点：公司第三会议室

主持人:董事长史达明

参加人员:公司各部门主要负责人

记录人：秘书陈克

会议内容：

一、主要议题

本次汇报会听取了公司各部门主要负责人月度财务工作汇报及下个月财务工作计划，公司领导对下个月重点工作进行了安排部署。

二、财务规划部门主要负责人发言：

（一）按照公司关于“财务健康运行年”的部署，认真落实规划工作，做到人员落实、项目落实、时间落实，确保科学规划，不走过场，不流于形式。

（二）物资部门要按照公司要求，严格按章程进行物资采购，注意流程的科学性、规范性和有效性，严查已到物资保管情况，做好分类、分区保管工作;同时做好有关物资进出台账，严格执行物资进出双查制度。

（三）公司物资进出面广量大，公司各部门根据各自职能，严把物资进出关、使用关、保管关、报废关，确保流向科学合理、线路清晰。

三、财务出纳部门负责人发言：

（一）今年仅剩三个月不到的时间，各部门要充分利用这段时间，仔细梳理本部门物资进出情况、资金使用情况。工程部等相关部门要抓紧与参建单位沟通，敦促施工单位尽快完成人力、机械、设备等财务清单汇总和梳理工作等，保证在常规时间节点前完成走账和入账。

（二）工程施工过程中的监理账务需要提前做好入账工作，账面要清楚，入账要科学合理，并征得公司分管领导的同意再行入账。

（三）后勤处要尽快做好出入库物资账务的上报工作，特别是设备报废账务，务必仔细核对原始账目，确保准确无误。

  四、审计部门主要负责人发言： 

（一）各相关处室一定要做好初始账目的自查工作，并在公司规定的时间节点按要求上报财务出纳部门，确保相关工作的科学高效对接。

（二）财务出纳部门在下个月月底前完成各有关处室账目统计工作，并完成各部门资金划拨工作，特别是公司外放资金，需提前做好拨付，确保拨付质量。

（三）相关账目及相应的账务需按照统一标准进行汇总，以备核查；原始凭证需有序规整，以备审计。

  五、会议决定

  公司第二次财务规范化会议初步定于×月×日上午召开，这既是一次月度的财务工作汇报会，也是一次业务指导和培训会，届时请全体财务工作成员参加。

  散会。

                                                                                        主持人(签名)

                                                                                        记录人(签名)

                                                                                       2021年×月×日

 【例文简析】

  这则会议记录首先写明会议名称、议题，然后写出会议时间、地点、主持人、参会人员、记录人员等会议基本情况，要素齐全，格式规范。会议内容的记录，既注意保持其客观原始性，凸显会风之细致、严谨；又注意完整详尽性，实事求是地记录会议内容及相关情况，力求会议整个流程每一个环节实实在在，不走形式。

 【例文2】

区委财经委员会第二次会议记录

  时间：2021年×月×日（星期二）上午10点

  会议地点：多媒体会议中心第一会议室

  会议主持人：陈兆国 秘书长

  会议记录人：李由 副主任

  出席人：区委财经委员会委员

  一、会议议题

  总结分析全区上季度经济运行情况，全面部署下阶段主要工作。

  二、区委副书记朱建国发言

  上季度全区地区生产总值实现增长8%。工业生产保持增势，项目投资进度加快，消费市场开始回暖，新经济新动能快速成长，物价水平总体稳定，经济运行积极因素增多，总体呈现稳中有进态势。

  当前全区发展外部环境严峻复杂，经济运行存在风险和挑战，特别是消费潜力亟待加快释放，部分行业市场需求不足，一些企业生产经营困难增多，需要拿出针对性解决办法。 

  三、区长张庆华发言

  要突出目标导向、问题导向、高质量导向，切实以主动作为应对环境变化，以内需扩大对冲外需低迷，以新动能培育弥补增长缺口。一要强化对重点行业、企业和项目的调度；二要加快重大项目落地，形成强劲发展支撑；三要狠抓工业经济，突出实体经济和先进制造业，稳住工业基本盘；四要狠抓招商突破，努力招引更多高质量的旗舰项目、龙头项目。

  四、区委书记刘敏汉发言

  坚持稳中求进工作总基调，坚持新发展理念，进一步抓好“稳”，抓牢“保”，抓实“新”；狠抓工作作风，各级各部门要发扬连续作战精神，强化工作落实，主动靠前服务，以过硬担当交出满意答卷，努力在全市进位争先。

  散会。

                                                                                      主持人（签名）

                                                                                      记录人（签名）

                                                                                      2021年×月×日

【例文简析】

  这则会议记录首先写明会议的基本情况，然后列出会议讨论的议题，接下来依次记录清楚发言人的主要发言内容。整个会议记录有始有终，客观、准确、严谨；会议内容也完整详尽，务实求真；记录思路清晰，井井有条，效率至上，为后续其他工作存留了可靠资料。

【写作提示】

  写作会议记录时需注意：

  一、真实准确

  要如实记录与会者发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实于原意，不得添加记录者观点和主张，不得断章取义，真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记，书写要清楚，记录要有条理，突出重点。

  二、要点不漏

  记录详细还是简略，要根据情况决定。一般来说，决议、建议、问题、发言人观点、论据材料等要记得具体、详细；一般情况的说明，可抓住重点，略记大概意思。

  三、始终如一

  始终如一是记录者应有的态度，记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地一记到底。