沟通的4W1H原则

要有效地进行沟通，明了沟通的基本内容，并进行细致的分析和准备。

(一)为什么(Why) 

 “为什么”也就是沟通的目标、目的。沟通的目标是沟通的灵魂。如果目标不明，整个沟通过程就会南辕北辙。确定沟通目标首先要确定沟通各方的底线，包括沟通双方的沟通理解能力、态度转变、行动能力和意愿的空问，在谈判中也称为可谈判空间。

目的分析

● 我为什么要进行沟通？

● 我写作或讲话的真正原因是什么?

● 我希望得到什么?改变态度还是改变观点?

● 通过沟通，我希望得到接收者的什么反应行动?

● 我的目的：告知、说服、影响、教育、慰问、娱乐、劝导、解释、刺激还是启发。           

(二)何人(Who)                            

“何人”指的就是沟通的对象。例“对牛弹琴” 。

受众分析：

◆沟通的对象是谁?属于哪一类人群?

◆他们的性别、年龄、种族、民族、受教育程度、地位、身份、经历如何? 

◆沟通对象对沟通信息了解多少?

◆沟通对象对沟通本身和沟通信息的内容持什么态度?是欢迎还是排斥?会如何反应?   

(三)何地(Where)

地点是指沟通活动发生的空间范围，包括地理区域、特定场所和室内布置等。

 场景分析

    ●他们将在何地收到我的信息?

    ●我的信息在整个事件中何时出现?我准备回答他们已经提出的问题，还是就此问题提供前所未闻的信息?

(四)何时(When)                                          

时间对沟通效果的影响非常复杂，是多方面的。

 1.不同的人在作息规律上存在很大差异。

 2.不同的人具有不同的时间观念。

 3.时间的长度对沟通效率也有很大的影响。   

 4．不同的时间段会影响人们对信息的理解。

(五)何事(What)

“何事”指的是沟通的主题。主题是指沟通活动紧密围绕的核心问题或话题。

 主题分析

    ●我到底想谈什么?

    ●我需要讲什么?

    ●他们需要了解什么?

    ●哪些信息可以省略?

    ●哪些信息必须采用，以做到清楚、有建设性、简明扼要、正确、有礼貌、完整。

(六)如何(How)

如何是指实现沟通目标的手段。

有效地组织和实施沟通，需要考虑以下主要因素：

 ◆信息的表现形式是什么，如文字、图片、多媒体、身体语言、符号标志、模型等。    、

 ◆采用什么样的沟通媒介。主要分为口头和书面两大类形式。口头形式包括面对面交谈、不见面的语音交谈、远程多媒体视频交谈等；书面形式包括信件、备忘录、通知等。

 ◆信息的组织形式，可以分为归纳法和演绎法。

 ◆采取什么样的语气和表达风格，如庄重、轻松、戏谑。

 ◆应当避免哪些词汇、动作。

 ◆如何布置和安排沟通的场所。

 ◆在沟通的时间选择上要注意哪些事情。

 ◆在对沟通过程进行计划时，应该根据不同的情况选择最合适的表达方式，特别是要根据沟通的需要创造出恰当的沟通气氛。